Comptes clients
Des comptes d'entreprises bien suivis et bien facturés
Les séjours d'une entreprise vont à son propre compte, prêts à facturer avec les taxes détaillées par réservation.
Les comptes des entreprises
Un compte courant pour chaque entreprise
Choisir, facturer, encaisser
Choisissez les frais à facturer, envoyez la facture, et enregistrez le paiement avec son mode et sa référence.
Facturé au départ, pas à la réservation
Les frais s'accumulent pendant le séjour, et deviennent un montant à recevoir au départ du client.
Le suivi des retards de paiement, facturé ou non
Les soldes de chaque entreprise sont classés par ancienneté (0-30, 31-60, 61-90 et plus de 90 jours), en séparant ce qui est déjà facturé de ce qui ne l'est pas encore, avec les paiements reçus pendant la période. Le compte des jours part de la date de la facture une fois qu'elle est envoyée, et, avant l'envoi, de la date de la charge.
Le numéro de bon de commande
Le numéro de bon de commande ou d'autorisation est inscrit sur la réservation et imprimé sur la facture.
Sur la facture
Un détail des taxes qui correspond toujours au total
Le détail des taxes par réservation
Les factures donnent le détail des taxes pour chaque réservation, seulement s'il correspond encore au montant facturé.
Un séjour modifié garde un total juste
Si un séjour a changé après la facturation, la facture affiche seulement le total, plutôt qu'un détail qui ne correspond plus.
L'agence envoie le client, elle ne paie pas
Une agence vous envoie un client, le client paie son séjour avec une garantie normale, et l'agence touche une commission. Une agence ne peut jamais être choisie comme compte à facturer.
Une agence n'est jamais facturée par erreur
Facturer à une agence un séjour qu'elle n'a jamais accepté de payer, c'est une erreur réelle et coûteuse. Cardinal l'empêche une fois pour toutes, au lieu de compter sur la mémoire de chacun.
Les commissions des agences sont suivies et payées, et chaque paiement est inscrit à leur compte. La commission d'une agence de voyages et celle d'une plateforme en ligne sont deux choses différentes, et Cardinal les traite comme telles.
Questions
Les questions qu'on nous pose
L'entreprise peut-elle payer la chambre pendant que le client paie ses extras ?
Oui. Les frais se regroupent automatiquement en trois catégories : hébergement, activités et produits, et autres. Chaque catégorie peut être payée séparément. Une réservation, deux paiements, un seul écran.
Suivez-vous les commissions des plateformes ?
Oui, et correctement. Pour chaque plateforme, vous indiquez qui encaisse le client, parce que ça change tout. Certaines vous laissent encaisser le client et vous facturent leur commission chaque mois. D'autres encaissent le client elles-mêmes, gardent leur part et vous versent le reste. Confondre les deux, c'est réclamer au client de l'argent qu'il a déjà payé, ou effacer un solde qu'il doit encore.
Qu'est-ce que mon comptable reçoit ?
Le détail de toutes les transactions avec chaque taxe séparée, un sommaire comptable, un rapport de remise de TPS et de TVQ, un rapprochement des paiements, et une archive mensuelle qui conserve ces quatre documents pour chaque mois terminé. Vous choisissez les numéros de compte de votre plan comptable, et ils sont appliqués au moment de l'exportation.
Pour continuer
À lire ensuite
Comptabilité et taxes
Vos rapports de taxes dans l'ordre où votre comptable travaille, appuyés sur des livres où chaque correction est une ligne à part.
Chambres et réservations
Toutes vos réservations d'hébergement en calendrier ou en liste, chacune avec sa couleur, sa prochaine action et sa facture sur le même écran.
Rapports et analyses
Des analyses en direct de votre établissement, chacune à un clic de l'écran où ça se règle, avec les chiffres du jour et une prévision.
Cardinal en action
Suivez une journée complète dans Cardinal, écran par écran.
Six vrais écrans d'un établissement en activité, dans l'ordre où la journée se déroule. Faites la visite à votre rythme.