Conditions de traitement des données

Nous traitons les renseignements personnels des clients uniquement pour vous fournir Cardinal, et uniquement selon vos instructions documentées, ce qui comprend votre utilisation des fonctionnalités de l'application.

Nous n'utilisons pas les renseignements personnels des clients à nos propres fins, ne les vendons pas et ne les utilisons pas pour entraîner des modèles.

Catégories de personnes : vos clients, et les membres du personnel à qui vous fournissez un compte.

Catégories de renseignements : nom, coordonnées, dates et chambre du séjour, folio et registres de paiement (marque de la carte, quatre derniers chiffres et date d'expiration seulement), le fait qu'un client ait besoin ou non d'une chambre accessible, et toute note que vous ou votre personnel consignez.

Certains de ces renseignements peuvent être sensibles. Un besoin d'accessibilité est consigné parce qu'il est nécessaire pour offrir au client une chambre qu'il peut utiliser. Les champs de notes en texte libre acceptent tout ce que votre personnel y saisit, et dans un hôtel, cela comprend parfois une allergie ou un besoin lié à la mobilité. Nous ne demandons pas de catégories particulières de renseignements et n'utilisons aucun de ces renseignements à nos propres fins, mais nous ne pouvons pas contrôler ce qui est saisi dans une note. Il vous revient donc de décider de ce que votre établissement y consigne et d'en informer votre personnel. Nous appliquons à tout ce qui se trouve dans ces champs les mêmes protections qu'au reste.

L'accès est limité au personnel qui en a besoin, lequel est soumis à des obligations de confidentialité. Les données sont chiffrées en transit et au repos, et les données de chaque établissement sont isolées de celles de tous les autres au niveau de la base de données, cette isolation étant imposée par la base de données elle-même plutôt que par l'application.

Les écritures comptables ne peuvent qu'être ajoutées : une fois inscrites, elles ne peuvent être ni modifiées ni supprimées, de sorte que l'historique financier d'un séjour ne peut pas être réécrit. Les opérations courantes, comme l'enregistrement des arrivées et les modifications de tarifs, sont affichées dans une vue d'activité de l'application.

Notre base de données est hébergée au Canada (Montréal). Les sous-traitants ultérieurs qui exercent leurs activités ailleurs sont énumérés ci-dessous.

Nous faisons appel à : Supabase (base de données et hébergement), Amazon Web Services (serveur d'application et sauvegardes), Vercel (diffusion Web), Stripe (traitement des paiements), Resend (courriels transactionnels) et Google (analyse sur la page de réservation, chargée uniquement pour les clients qui l'acceptent, et pas du tout pour les autres).

Nous transmettons aussi l'adresse de votre établissement, et non des renseignements sur les clients, à OpenStreetMap et à Open-Meteo, afin d'afficher la carte et la météo sur votre page de réservation.

Nous vous aviserons avant d'ajouter un sous-traitant ultérieur qui traite des renseignements personnels de clients. Si vous vous y opposez, nous chercherons une solution avec vous; si nous n'en trouvons pas, vous pourrez mettre fin à la présente entente sans pénalité et nous vous rembourserons la partie inutilisée de ce que vous avez payé.

Si un client exerce auprès de vous un droit d'accès, de rectification, de suppression ou de portabilité, nous vous aiderons à y répondre. Vous pouvez rectifier vous-même les renseignements d'un client dans l'application, et exporter vos dossiers de clients et de réservations dans un format lisible par machine. Pour une demande visant un client en particulier, comme une copie de tout ce qui est détenu à son sujet ou une suppression, avisez-nous et nous nous en chargerons, dans les limites du registre comptable décrit dans le Contrat d'abonnement, qui ne peut être effacé. Nous vous dirons toujours exactement ce qui a été supprimé et ce qui demeure.

Nous vous aiderons à réaliser les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et à mener toute consultation auprès de la Commission d'accès à l'information, dans la mesure où il nous revient de fournir les renseignements requis.

Nous vous aviserons sans délai déraisonnable après avoir pris connaissance d'un incident de confidentialité touchant vos données, en vous communiquant ce que nous savons, afin que vous puissiez remplir vos propres obligations d'avis.

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité, comme l'exige la Loi 25.

À la fin de l'entente, nous restituons ou supprimons, à votre choix, les renseignements personnels des clients, sous réserve de la période de récupération prévue au Contrat d'abonnement, du registre comptable, qui n'accepte que des ajouts, et de tout ce que nous sommes tenus de conserver par ailleurs. Nous vous dirons ce qui a été conservé et pourquoi.

Sur demande raisonnable, nous vous fournirons les renseignements nécessaires pour démontrer que nous respectons les présentes conditions.