Préparé pour le comptable · Cardinal
Une page pour la personne à qui votre client transmet ceci
Si vous tenez les livres d'un camping, d'un motel ou d'une auberge qui fonctionne sur Cardinal, voici ce que le système fait de l'argent, ce qu'il refuse de faire, et ce que vous recevrez à la fin d'une période.
- Destinataire
- Le cabinet, et non l'exploitant
- Objet
- Écritures, fermeture de période, exportations
- Certification revendiquée
- Aucune. Voir les limites plus bas
- Temps de lecture
- Environ quatre minutes
En bref
Un vrai grand livre, où chaque écriture est permanente
- Les écritures sont inaltérables
- Les mouvements d'argent sont des lignes dans une table de grand livre en ajout seul. Des déclencheurs de base de données bloquent UPDATE et DELETE. Aucun chemin dans l'application ni au soutien technique ne modifie une transaction déjà enregistrée.
- Les corrections sont des contrepassations
- Une correction enregistre une écriture de sens contraire. Une contrepassation autorisée par un gestionnaire inscrit l'autorisation dans le grand livre lui-même : qui, à quel titre, pourquoi et quand. Le serveur refuse une contrepassation qui arrive sans cela.
- Un remboursement et une contrepassation sont deux instruments
- Un remboursement rend au client de l'argent qui lui revient : c'est une opération ordinaire de la réception. Une contrepassation corrige une écriture qui n'aurait pas dû exister : elle porte l'autorisation d'un gestionnaire et un motif inscrits au grand livre, et une transaction ne se contrepasse qu'une fois. La distinction est voulue : les confondre reviendrait à exiger un gestionnaire pour un remboursement de routine, ou à laisser les livres ouverts à tous.
- Une annulation contrepasse la ventilation, pas le total
- L'annulation est dérivée de la charge qu'elle renverse : chaque composante de taxe est inversée telle qu'elle a été enregistrée, et une ligne remisée est créditée nette du rabais. Renverser un total global balance au folio tout en laissant la TPS et la TVQ comptées comme perçues, ce qui surévalue la déclaration.
- Le serveur valide l'arithmétique
- Les montants sont recalculés côté serveur à partir du séjour et de la configuration fiscale enregistrée de l'établissement, puis comparés à ce qui a été soumis. Le montant de base plus la taxe doit égaler le total, les composantes doivent totaliser la taxe, et les signes sont imposés par type. Une seule ligne fautive fait rejeter le lot.
- La taxe est enregistrée par composante
- La TPS, la TVH, la TVQ, la TVP et la taxe sur l'hébergement sont des colonnes distinctes sur chaque écriture, arrondies par nuit puis additionnées, de sorte que le grand livre balance avec la facture imprimée au cent près.
- La date suit l'établissement
- Les écritures sont datées dans le fuseau horaire de l'établissement, et non celui du serveur ni celui du navigateur de l'utilisateur, de sorte qu'un paiement encaissé en soirée le dernier jour d'une période tombe dans la bonne période.
- Les périodes se ferment
- Une période fermée est verrouillée. Une écriture datée à l'intérieur n'est ni refusée ni perdue : elle est redatée dans la période courante, la date d'origine étant conservée dans les métadonnées.
- Les rapports se concilient avant d'être lus
- Un balayage d'exhaustivité compare chaque réservation, activité et vente à ce que contient le grand livre avant qu'un rapport comptable ne soit lu ou exporté. Les lignes manquantes sont enregistrées. Tout ce qui ne peut pas être résolu de façon sûre est signalé en clair plutôt que corrigé en silence.
- Les produits reportés sont séparés
- L'encaissement perçu pour un séjour qui n'a pas encore eu lieu est présenté au passif, réparti entre les séjours futurs entièrement non gagnés et la portion non gagnée, au prorata, des séjours en cours.
Livrables
Ce que vous recevez à chaque période
- Exportation détaillée des transactions, en CSV, avec la taxe ventilée par composante
- Sommaire pour le comptable
- Rapport de remise de TPS et de TVQ : perçu moins les ajustements égale le net à remettre
- Conciliation des paiements
- Archive mensuelle conservant les quatre pour chaque mois terminé
- Codes de grand livre configurables, associés à l'exportation plutôt que figés dans l'écriture
- Sauvegarde JSON complète et exportations CSV des données sous-jacentes, sur demande
- Sauvegardes quotidiennes, la première de chaque mois étant conservée en permanence
La taxe sur l'hébergement est présentée séparée selon qui la remet. Au Québec, un séjour réservé par une agence de voyages traditionnelle porte un montant fixe par nuitée remis par l'agence, un séjour réservé par une plateforme numérique inscrite est remis par la plateforme, et une réservation directe est remise par l'établissement.
L'écran lui-même
L'écran fait pour vous : taxes et grand livre
Les périodes fermées en haut, la plage à laquelle tout le reste se rapporte, puis les quatre exportations. Les mêmes chiffres que portent les fichiers CSV, lisibles avant que quiconque ne télécharge quoi que ce soit.
Où se situe la limite
Nous bâtissons le mécanisme. L'opinion vous appartient.
Ce que Cardinal donne à votre client, c'est un registre qui se comporte comme un registre devrait se comporter : en ajout seul, validé au serveur, concilié avant d'être présenté, et exportable en entier. La certification et le jugement de conformité restent où ils doivent être, avec l'autorité fiscale et avec vous.
Vous ne pouvez pas modifier une transaction enregistrée dans Cardinal. Nous non plus. C'est justement le but.
Questions
Les questions des comptables
Puis-je modifier une transaction après son enregistrement ?
Non, et c'est voulu. Une transaction enregistrée est immuable au niveau de la base de données. Pour la corriger, vous enregistrez une contrepassation, qui exige l'autorisation d'un gestionnaire et un motif écrit, et les deux sont inscrits dans le grand livre. C'est ce qui rend les livres vérifiables.
Puis-je fermer un mois pour que personne ne change des chiffres déjà déclarés ?
Oui. Fermez la période et elle est verrouillée. Une transaction datée dans une période fermée n'est ni refusée ni perdue : elle est redatée dans la période courante, et sa date d'origine reste inscrite sur l'écriture.
Avez-vous un audit de nuit ?
Non, et il n'aurait rien à faire ici. L'audit de nuit existe dans les anciens systèmes parce que les livres ne sont justes qu'une fois qu'un traitement par lots a basculé la journée. Dans Cardinal, chaque transaction s'inscrit au moment où elle survient et le grand livre est toujours à jour. À la place d'une fermeture nocturne, un balayage automatique règle les non-présentations et les départs en retard, et une conciliation d'exhaustivité s'exécute avant que vous lisiez un rapport.
Que se passe-t-il si deux personnes encaissent le même paiement en même temps ?
Un seul paiement est enregistré. L'enregistrement se fait dans une seule transaction de base de données qui verrouille ce folio-là pendant l'écriture, et chaque paiement porte une clé à usage unique, alors la même soumission qui arrive deux fois est reconnue au lieu d'être comptée deux fois. Six soumissions simultanées du même 50 $ produisent une seule écriture. C'est un test que nous exécutons, pas une supposition.
Comment savoir si les chiffres sont exacts ?
Une quarantaine de suites de tests automatisés couvrent les chemins de l'argent : arithmétique des taxes, calcul des folios, rapprochement du grand livre, remboursements, tarifs, forfaits, concurrence. Plusieurs milliers d'assertions s'exécutent dans plusieurs fuseaux horaires à chaque changement. En plus de cela, le système rapproche l'ensemble de l'établissement avec le grand livre avant tout export de rapport et signale ce qu'il ne peut pas vérifier.
Faites-vous des sauvegardes ?
Tous les jours, et la première sauvegarde de chaque mois est conservée en permanence, en vue de l'obligation de conservation de six ans de l'ARC.
Où mes données sont-elles hébergées ?
Au Canada. Cela compte pour la LPRPDE et pour la Loi 25 du Québec.
Pour le cabinet
Ce que vous en retirez, que votre client signe ou non
Vous héritez du système que vos clients choisissent. Chaque heure passée à reconstituer une période à partir d'un chiffrier et d'une boîte à chaussures est une heure que vous ne pouvez pas facturer pour du travail qui en vaut la peine, et vous n'avez eu aucun mot à dire sur le logiciel qui l'a causée. Voici la partie où vous en avez un.
- Une vraie trousse de fin de période, d'abord
- L'exportation détaillée des transactions avec la taxe ventilée par composante, le sommaire pour le comptable, le rapport de remise de TPS et de TVQ, la conciliation des paiements, et l'archive mensuelle qui conserve les quatre. Un mois complet provenant d'un établissement de démonstration, envoyé sous forme de fichiers. Vous jugez le résultat plutôt qu'une description du résultat.
- Une démonstration qui vous vise, vous
- Une demi-heure pendant laquelle nous enregistrons une charge, regardons le serveur refuser une contrepassation arrivée sans autorisation de gestionnaire, fermons une période, puis enregistrons quelque chose daté dans la période fermée pour que vous voyiez où cela atterrit et quelles métadonnées cela conserve. Pas une visite du produit.
- Votre plan comptable, pas le nôtre
- Un code de grand livre est déduit au moment de l'exportation à partir de la configuration de l'établissement, jamais figé sur la ligne enregistrée. Donnez-nous les codes que votre cabinet utilise et ils sont installés sur l'établissement de chaque client, de sorte que les exportations arrivent dans vos codes dès le premier mois au lieu d'être traduites à chaque période.
- Des réponses venues de la source
- Une question comptable ne va pas dans la file qui répond aux exploitants. Elle est traitée par quelqu'un qui peut ouvrir les règles d'enregistrement et vous lire la ligne qui régit le cas que vous avez soulevé.
Et si cela tient la route, parlez-en aux exploitants que vous conseillez déjà.
Voilà toute la demande, et nous préférons l'énoncer simplement plutôt que de l'habiller en programme de partenariat. Vous êtes la personne en qui vos clients ont confiance sur précisément la question à laquelle ce produit tente de répondre, et une phrase de votre part voyage plus loin que tout ce que nous pouvons publier sur nous-mêmes. Si cela ne tient pas la route, la version la plus utile de tout ceci, c'est que vous nous disiez où cela casse.
Vos clients en entendront parler par vous, le jour où vous jugerez que cela vaut la peine d'être mentionné.
Vous avez déjà un client sur le système ? Dites-le et passez la trousse. Ses propres exportations répondent à plus de questions qu'un échantillon, et la chose utile que nous pouvons faire est d'installer vos codes de grand livre sur son établissement pour que la prochaine période arrive dans votre plan comptable plutôt que dans le nôtre.
Retour à votre client
Une chose que vous pouvez lui envoyer aujourd'hui.
Qui remet la taxe sur l'hébergement dépend de la façon dont la réservation est arrivée, et c'est la question sur laquelle vos clients en hébergement se trompent le plus souvent. La réponse tient en trois menus déroulants, et vous pouvez l'ouvrir tout de suite.