Préparé pour le comptable · Cardinal
Une page pour la personne à qui votre client transmet ce lien
Si vous tenez les livres d'un camping, d'un motel ou d'une auberge qui utilise Cardinal, voici comment le logiciel gère l'argent et ce que vous recevrez à la fin de chaque période.
- Destinataire
- Le cabinet, et non l'exploitant
- Objet
- Écritures, fermeture de période, exportations
- Certification revendiquée
- Aucune. Voir les limites plus bas
- Temps de lecture
- Environ quatre minutes
En bref
Un vrai grand livre, où chaque écriture est permanente
- Les écritures sont inaltérables
- Chaque mouvement d'argent est une ligne permanente dans le grand livre. La base de données elle-même refuse toute modification ou suppression d'une écriture. Ni le logiciel ni notre soutien technique ne peuvent modifier une transaction déjà enregistrée.
- Les corrections sont des contrepassations
- Une correction enregistre une écriture inverse. Quand elle est autorisée par un gestionnaire, l'autorisation est inscrite dans le grand livre lui-même : qui, à quel titre, pourquoi et quand. Sans cette autorisation, le serveur refuse l'écriture.
- Un remboursement et une contrepassation sont deux choses différentes
- Un remboursement rend au client de l'argent qui lui revient : c'est une tâche ordinaire de la réception. Une contrepassation corrige une écriture qui n'aurait pas dû exister : elle exige l'autorisation d'un gestionnaire et une raison, inscrites au grand livre, et une transaction ne peut être contrepassée qu'une seule fois. La distinction est voulue : confondre les deux obligerait à faire appel à un gestionnaire pour un simple remboursement, ou laisserait n'importe qui modifier les livres.
- Une annulation inverse chaque taxe, pas seulement le total
- L'annulation reprend exactement la charge qu'elle annule : chaque taxe est inversée telle qu'elle avait été enregistrée, et une ligne avec un rabais est créditée du montant après rabais. Annuler seulement le total balancerait la facture, mais laisserait la TPS et la TVQ comptées comme perçues, ce qui gonflerait la déclaration.
- Le serveur vérifie les calculs
- Le serveur recalcule chaque montant à partir du séjour et des taxes de l'établissement, puis le compare à ce qui a été envoyé. Le montant avant taxes plus les taxes doit égaler le total, les taxes doivent donner la taxe totale, et les montants positifs et négatifs suivent le type d'écriture. Une seule ligne fautive fait refuser tout le groupe.
- Chaque taxe est enregistrée séparément
- La TPS, la TVH, la TVQ, la TVP et la taxe sur l'hébergement ont chacune leur colonne sur chaque écriture, arrondies par nuit puis additionnées, pour que le grand livre balance avec la facture imprimée au cent près.
- La date suit l'établissement
- Les écritures sont datées selon le fuseau horaire de l'établissement, pas celui du serveur ni celui de l'ordinateur de l'employé. Un paiement reçu en soirée le dernier jour d'une période tombe donc dans la bonne période.
- Les périodes se ferment
- Une période fermée est verrouillée. Une écriture datée dans cette période n'est ni refusée ni perdue : elle est enregistrée dans la période en cours, et sa date d'origine est conservée.
- Les rapports sont vérifiés avant d'être consultés
- Avant qu'un rapport comptable soit consulté ou exporté, Cardinal compare chaque réservation, activité et vente à ce que contient le grand livre. Les lignes manquantes sont ajoutées. Ce qui ne peut pas être réglé avec certitude est signalé clairement, au lieu d'être corrigé en silence.
- Les revenus reportés sont présentés à part
- L'argent reçu pour un séjour qui n'a pas encore eu lieu est présenté au passif, en séparant les séjours entièrement à venir de la portion non encore gagnée des séjours en cours.
Livrables
Ce que vous recevez à chaque période
- Exportation détaillée des transactions, en CSV, avec la taxe ventilée par composante
- Sommaire pour le comptable
- Rapport de remise de TPS et de TVQ : taxes perçues, moins les ajustements, égale le montant net à remettre
- Conciliation des paiements
- Archive mensuelle qui conserve ces quatre documents pour chaque mois terminé
- Numéros de compte configurables, appliqués au moment de l'exportation plutôt que figés dans chaque écriture
- Sauvegarde complète en JSON et exportations CSV de toutes les données, sur demande
- Sauvegardes quotidiennes, la première de chaque mois étant conservée en permanence
La taxe sur l'hébergement est présentée séparément selon qui doit la remettre. Au Québec, pour un séjour réservé par une agence de voyages, c'est l'agence qui remet un montant fixe par nuit. Pour un séjour réservé par une plateforme numérique inscrite, c'est la plateforme, et pour une réservation directe, c'est l'établissement.
L'écran lui-même
L'écran conçu pour vous : taxes et grand livre
Les périodes fermées en haut, la période choisie, puis les quatre exportations. Les mêmes chiffres que dans les fichiers CSV, lisibles avant même de télécharger quoi que ce soit.
Jusqu'où nous allons
Nous fournissons le mécanisme. L'opinion vous revient.
Cardinal donne à votre client un registre qui se comporte comme un registre doit se comporter : permanent, vérifié par le serveur, contrôlé avant d'être présenté, et exportable au complet. La certification et l'avis de conformité restent là où ils doivent être : avec l'autorité fiscale, et avec vous.
Personne ne peut modifier une transaction enregistrée dans Cardinal, ni vous, ni nous. C'est justement le but.
Questions
Les questions des comptables
Puis-je modifier une transaction après l'avoir enregistrée ?
Une transaction enregistrée ne peut plus être modifiée, et c'est voulu. Pour la corriger, vous enregistrez une écriture inverse, qui demande l'autorisation d'un gestionnaire et une raison écrite. Les deux restent dans les livres. C'est ce qui permet à votre comptable de tout vérifier.
Puis-je fermer un mois pour que personne ne change des chiffres déjà déclarés ?
Oui. Une fois le mois fermé, il est verrouillé. Si une transaction arrive avec une date dans ce mois, elle n'est ni refusée ni perdue : elle est enregistrée dans le mois en cours, et sa date d'origine reste inscrite dessus.
Faut-il faire un audit de nuit ?
Non, il n'y a rien à faire. Les anciens systèmes ont besoin d'un audit de nuit parce que leurs chiffres ne sont justes qu'après un traitement qui ferme la journée. Dans Cardinal, chaque transaction est enregistrée au moment où elle a lieu, alors vos livres sont toujours à jour. Pendant la nuit, Cardinal règle automatiquement les clients qui ne se sont pas présentés et les départs en retard, et vérifie que rien ne manque avant que vous ouvriez un rapport.
Que se passe-t-il si deux personnes enregistrent le même paiement en même temps ?
Un seul paiement est enregistré. Chaque paiement porte un identifiant unique, alors si le même paiement arrive deux fois, Cardinal le reconnaît au lieu de le compter deux fois. Six envois simultanés du même paiement de 50 $ donnent une seule écriture. Nous le vérifions par un test automatisé.
Comment savoir si les chiffres sont justes ?
Une quarantaine de séries de tests automatisés vérifient tout ce qui touche l'argent : le calcul des taxes, les factures, les livres, les remboursements, les tarifs, les forfaits et les paiements enregistrés en même temps. Plusieurs milliers de vérifications sont refaites dans plusieurs fuseaux horaires à chaque modification du logiciel. Et avant chaque rapport exporté, Cardinal compare l'ensemble de l'établissement avec les livres et signale tout ce qu'il ne peut pas confirmer.
Faites-vous des sauvegardes ?
Tous les jours, et la première sauvegarde de chaque mois est conservée en permanence, en prévision de l'obligation de conserver vos registres six ans exigée par l'ARC.
Où sont hébergées mes données ?
Au Canada. C'est important pour la loi fédérale sur la protection des renseignements personnels (LPRPDE) et pour la Loi 25 au Québec.
Pour le cabinet
Ce que vous y gagnez, que votre client choisisse Cardinal ou non
Vous héritez du logiciel que vos clients choisissent. Chaque heure passée à reconstituer une période à partir d'un chiffrier et d'une boîte à chaussures est une heure que vous ne pouvez pas facturer pour du travail utile, et vous n'aviez rien à dire sur le logiciel en cause. Ici, vous avez votre mot à dire.
- D'abord, une vraie trousse de fin de période
- Le détail des transactions avec chaque taxe séparée, le sommaire pour le comptable, le rapport de remise de TPS et de TVQ, le rapprochement des paiements, et l'archive mensuelle qui conserve les quatre. Un mois complet d'un établissement de démonstration, envoyé sous forme de fichiers. Vous jugez le résultat lui-même, pas une description.
- Une démonstration pensée pour vous
- Une demi-heure pendant laquelle nous enregistrons une charge, regardons le serveur refuser une contrepassation sans autorisation de gestionnaire, fermons une période, puis enregistrons une écriture datée dans cette période fermée, pour que vous voyiez où elle aboutit et ce qu'elle conserve. Pas une visite du produit.
- Votre plan comptable, pas le nôtre
- Le numéro de compte est appliqué au moment de l'exportation à partir de la configuration de l'établissement, jamais figé dans l'écriture. Donnez-nous les numéros de compte de votre cabinet, et nous les installons dans l'établissement de chaque client : les exportations arrivent dans votre plan comptable dès le premier mois, sans conversion à chaque période.
- Des réponses qui viennent de la source
- Une question comptable ne passe pas par le soutien aux propriétaires. Elle est traitée par quelqu'un qui peut ouvrir les règles d'enregistrement et vous lire celle qui s'applique à votre cas.
Et si ça tient la route, parlez-en aux propriétaires que vous conseillez déjà.
C'est tout ce que nous demandons, et nous préférons le dire simplement plutôt que d'en faire un programme de partenaires. Vos clients vous font confiance justement sur la question à laquelle ce logiciel tente de répondre, et une phrase de votre part porte plus loin que tout ce que nous pouvons publier sur nous-mêmes. Si ça ne tient pas la route, le plus utile, c'est que vous nous disiez où ça cloche.
Vos clients en entendront parler par vous, le jour où vous jugerez que ça en vaut la peine.
Vous avez déjà un client qui utilise Cardinal ? Dites-le-nous et passez la trousse. Ses propres exportations répondront à plus de questions qu'un exemple, et nous pouvons installer vos numéros de compte dans son établissement pour que la prochaine période arrive dans votre plan comptable plutôt que dans le nôtre.
Pour votre client
Un outil que vous pouvez lui envoyer aujourd'hui.
Qui doit remettre la taxe sur l'hébergement dépend de la façon dont la réservation a été faite, et c'est la question sur laquelle vos clients en hébergement se trompent le plus souvent. La réponse tient en trois menus déroulants, et vous pouvez l'ouvrir tout de suite.