Comptabilité
Vos rapports de taxes, dans l'ordre où votre comptable travaille
Une seule page, organisée comme on ferme un mois, avec tous les rapports qu'il vous faut pour produire vos déclarations de taxes. En dessous, des livres où chaque correction est une ligne à part.
Taxes et grand livre
Cinq parties, de haut en bas
- 1. Les mois déjà déclarés
- Chaque mois terminé, conservé avec ses quatre rapports. Le trimestre dernier est à un clic.
- 2. Le mois que vous consultez
- Les frais bruts et la taxe nette du mois choisi, avec chaque taxe à part.
- 3. Ces chiffres sont-ils fiables ?
- Chaque facture est vérifiée contre les livres avant que vous lisiez quoi que ce soit, et tout problème est expliqué en mots simples, avec une correction prête à approuver.
- 4. Les quatre rapports
- Les transactions, le sommaire pour le comptable, la remise de TPS et de TVQ, et le rapprochement des paiements, chacun avec un aperçu à côté de son exportation.
- 5. Ce qui reste à recevoir
- Les dépôts reçus pour des séjours à venir, et ce que les entreprises vous doivent encore.
Les livres
Chaque écriture est permanente
Une écriture enregistrée est permanente
La base de données elle-même refuse toute modification d'une écriture déjà enregistrée. Une erreur se corrige par une écriture inverse, jamais en changeant l'historique.
Les montants sont calculés par le serveur, pas par le navigateur
Le serveur recalcule chaque charge à partir du séjour et des taxes de l'établissement, puis le compare à ce qui a été envoyé. Si les montants ne correspondent pas, l'écriture est refusée.
Chaque écriture doit balancer
Le montant avant taxes plus les taxes égale le total. Les différentes taxes doivent donner la taxe totale. Les montants positifs et négatifs suivent le type d'écriture. Si une seule écriture est fausse, tout le groupe est refusé, alors rien n'est jamais enregistré à moitié.
Deux personnes, le même paiement, une seule écriture
Chaque paiement porte un identifiant unique, et la facture est verrouillée pendant l'enregistrement. Six envois simultanés du même paiement de 50 $ donnent une seule écriture. C'est vérifié par un test automatisé.
Des corrections autorisées
Une écriture inverse autorisée par un gestionnaire inscrit l'autorisation dans les livres eux-mêmes : qui, à quel titre, pourquoi et quand. Sans cette autorisation, le serveur refuse l'écriture.
Un remboursement et une correction sont deux choses différentes
Rembourser un client à qui on doit vraiment de l'argent, c'est une tâche ordinaire de la réception, qui ne demande aucun gestionnaire. Annuler une écriture qui n'aurait jamais dû être faite, c'est corriger une erreur, et ça demande une autorisation, une raison, et une seule correction par transaction. Les confondre, c'est soit exiger le mot de passe d'un gestionnaire pour un simple remboursement, soit permettre à n'importe qui de réécrire les livres. Ni l'un ni l'autre n'a de sens.
Les annulations et les rabais s'ajoutent en crédits
La charge d'origine n'est jamais effacée. Le montant net est le résultat de toutes les écritures, alors l'historique montre ce qui s'est passé et quand.
Une transaction enregistrée dans Cardinal ne peut plus être modifiée, ni par vous ni par nous. C'est exactement le but.
Les taxes
Chaque taxe à part, calculée par nuit, dans votre fuseau horaire
Chaque taxe est enregistrée séparément
La TPS, la TVQ, la TVP, la TVH et la taxe sur l'hébergement sont enregistrées séparément sur chaque écriture. Votre rapport de remise se lit donc directement dans les livres, sans rien reconstituer.
Arrondie par nuit, puis additionnée
La taxe sur l'hébergement est arrondie pour chaque nuit, puis additionnée, alors les livres correspondent au cent près à la facture imprimée. Un séjour de quatre nuits à 169 $ donne 800,92 $ partout : sur la soumission, sur la facture, dans les livres et dans l'exportation.
Une annulation retire chaque taxe, pas seulement le total
Annuler une charge retire chaque taxe séparément, exactement comme elle avait été enregistrée, et une ligne avec un rabais est créditée du montant après rabais. Une annulation qui ne retire que le total laisse la TPS et la TVQ comptées comme perçues : la facture balance, mais votre déclaration de taxes est trop élevée.
Datée selon le fuseau horaire de l'établissement
Pas celui du serveur, ni celui de l'ordinateur de l'employé. Un paiement reçu à 21 h le 30 juin compte dans la déclaration de juin, pas dans celle de juillet.
Les revenus reportés sont suivis
L'argent reçu pour un séjour qui n'a pas encore eu lieu est une somme due, pas un revenu, et le rapport le montre, en séparant les séjours entièrement à venir de la partie non encore gagnée des séjours en cours.
Fermer le mois
La fermeture du mois, et une vérification avant chaque rapport
Un mois fermé est verrouillé
Une écriture datée dans un mois fermé n'est ni refusée ni perdue. Elle est enregistrée dans le mois en cours, et sa date d'origine est conservée, comme un comptable s'y attend.
Une vérification des lignes manquantes avant chaque rapport
Avant qu'un rapport comptable soit ouvert ou exporté, Cardinal compare chaque réservation, activité et vente de l'établissement à ce que contiennent vraiment les livres. Les lignes manquantes sont ajoutées.
Chaque anomalie est expliquée en mots simples
Tout ce que Cardinal devrait deviner vous est expliqué en mots simples au lieu d'être corrigé en silence. Une vérification qui se corrige toute seule, on ne peut qu'espérer qu'elle ait raison.
Conservation
Des sauvegardes chaque jour, et la première de chaque mois conservée en permanence, en prévision de l'obligation de six ans de l'ARC.
Quand quelque chose ne balance pas
L'alerte arrive avec la correction toute prête, et attend votre accord
N'importe quel logiciel peut vous dire qu'une facture ne balance pas. D'habitude, la suite, c'est une demande de soutien technique et quelqu'un qui doit fouiller dans la base de données. Ici, le même écran qui signale le problème calcule les écritures qui le régleraient, vous montre leur effet, puis attend : c'est à vous de décider de les enregistrer, pas au logiciel.
- Vous voyez le résultat avant de cliquer
- Quatre montants, chacun avant et après : le solde net de la facture du client, ce qui reste en frais, ce qui est marqué comme facturé à l'entreprise, et ce que l'entreprise doit vraiment. Vous voyez où chaque compte aboutit avant que rien ne soit enregistré.
- Une correction, c'est deux écritures qui vont ensemble
- Quand de l'argent est réglé pour un client, il apparaît à deux endroits dans les livres. En corriger un seul déplace le problème au lieu de le régler. C'est un vrai cas qui nous l'a appris : annuler seule une charge de 46 $ laissait un crédit de 46 $ sur la facture, comme si on devait un remboursement à un client à qui on ne devait rien.
- Cardinal préfère ne rien proposer plutôt que deviner
- Si tous les comptes ne peuvent pas être équilibrés, Cardinal le dit et n'offre aucun bouton. C'est le cas de la plupart des alertes, et c'est pourquoi celles qui arrivent avec une correction méritent d'être lues. Quand une entreprise a déjà payé un séjour qui n'a jamais eu lieu, Cardinal vous dit que l'argent est bien réel, qu'une note de crédit est la bonne solution, et que la décision de rembourser revient à un gestionnaire.
- Le problème, en mots simples
- Entreprise facturée en trop. Facturé à personne. Argent oublié. Impossible à déterminer. Quatre descriptions claires de ce qui s'est passé, au lieu d'un écart chiffré à décortiquer.
- Chaque correction porte une raison
- Les écritures de correction indiquent qui les a autorisées et pourquoi, dans les mêmes livres permanents que tout le reste. Un an plus tard, la correction est aussi facile à comprendre que l'erreur.
- Une seule règle pour l'écran et pour la vérification de nuit
- La vérification de nuit et cet écran utilisent exactement le même test. Une facture ne peut donc pas être signalée par l'un et considérée comme correcte par l'autre.
Exportations
Ce que votre comptable reçoit
- Le détail de toutes les transactions en CSV, avec chaque taxe séparée
- Un sommaire pour votre comptable
- Un rapport de remise de TPS et de TVQ : taxes perçues, moins les ajustements, égale le montant net à remettre
- Un rapprochement des paiements
- Une archive mensuelle qui conserve ces quatre rapports pour chaque mois terminé
- Vos numéros de compte comptable, appliqués au moment de l'exportation plutôt que figés dans chaque écriture
Nous décrivons comment le logiciel fonctionne, pas un résultat garanti. Cardinal n'est pas une certification et ne garantit pas votre conformité. C'est votre comptable qui détermine ce que ces registres signifient pour votre déclaration.
Questions
Les questions qu'on nous pose
Puis-je modifier une transaction après l'avoir enregistrée ?
Une transaction enregistrée ne peut plus être modifiée, et c'est voulu. Pour la corriger, vous enregistrez une écriture inverse, qui demande l'autorisation d'un gestionnaire et une raison écrite. Les deux restent dans les livres. C'est ce qui permet à votre comptable de tout vérifier.
Et si la réception fait une erreur ?
Toute erreur se corrige : annulation d'une charge, rabais, remboursement ou écriture inverse autorisée par un gestionnaire. La différence, c'est que la correction laisse une trace au lieu d'effacer ce qui s'est passé.
Puis-je fermer un mois pour que personne ne change des chiffres déjà déclarés ?
Oui. Une fois le mois fermé, il est verrouillé. Si une transaction arrive avec une date dans ce mois, elle n'est ni refusée ni perdue : elle est enregistrée dans le mois en cours, et sa date d'origine reste inscrite dessus.
Qu'est-ce que mon comptable reçoit ?
Le détail de toutes les transactions avec chaque taxe séparée, un sommaire comptable, un rapport de remise de TPS et de TVQ, un rapprochement des paiements, et une archive mensuelle qui conserve ces quatre documents pour chaque mois terminé. Vous choisissez les numéros de compte de votre plan comptable, et ils sont appliqués au moment de l'exportation.
Faut-il faire un audit de nuit ?
Non, il n'y a rien à faire. Les anciens systèmes ont besoin d'un audit de nuit parce que leurs chiffres ne sont justes qu'après un traitement qui ferme la journée. Dans Cardinal, chaque transaction est enregistrée au moment où elle a lieu, alors vos livres sont toujours à jour. Pendant la nuit, Cardinal règle automatiquement les clients qui ne se sont pas présentés et les départs en retard, et vérifie que rien ne manque avant que vous ouvriez un rapport.
Que se passe-t-il si deux personnes enregistrent le même paiement en même temps ?
Un seul paiement est enregistré. Chaque paiement porte un identifiant unique, alors si le même paiement arrive deux fois, Cardinal le reconnaît au lieu de le compter deux fois. Six envois simultanés du même paiement de 50 $ donnent une seule écriture. Nous le vérifions par un test automatisé.
Comment savoir si les chiffres sont justes ?
Une quarantaine de séries de tests automatisés vérifient tout ce qui touche l'argent : le calcul des taxes, les factures, les livres, les remboursements, les tarifs, les forfaits et les paiements enregistrés en même temps. Plusieurs milliers de vérifications sont refaites dans plusieurs fuseaux horaires à chaque modification du logiciel. Et avant chaque rapport exporté, Cardinal compare l'ensemble de l'établissement avec les livres et signale tout ce qu'il ne peut pas confirmer.
Pour continuer
À lire ensuite
Rapports et analyses
Des analyses en direct de votre établissement, chacune à un clic de l'écran où ça se règle, avec les chiffres du jour et une prévision.
Comptes d'entreprises
Le compte de chaque entreprise, le suivi des retards de paiement, et des agences de voyages qui ne peuvent jamais être facturées par erreur.
Chambres et réservations
Toutes vos réservations d'hébergement en calendrier ou en liste, chacune avec sa couleur, sa prochaine action et sa facture sur le même écran.
Cardinal en action
Suivez une journée complète dans Cardinal, écran par écran.
Six vrais écrans d'un établissement en activité, dans l'ordre où la journée se déroule. Faites la visite à votre rythme.