Comptabilité
Des livres qu'un comptable peut signer
La plupart des systèmes pour petits établissements ont un champ de solde. Cardinal a un livre de comptes : chaque événement monétaire est une écriture immuable, les corrections sont des contrepassations, et c'est le serveur qui décide de ce que disent les livres.
Les taxes et le grand livre sur l'établissement de démonstration. Chaque chiffre ici est une requête sur les écritures, pas une reconstruction à partir d'un total.
Le grand livre
En ajout seul, imposé par la base de données
Une écriture inscrite est permanente
Les écritures vivent dans une table de grand livre avec des déclencheurs de base de données qui refusent physiquement une modification. Une erreur se corrige en inscrivant une contrepassation, jamais en modifiant l'historique.
C'est le serveur qui calcule l'argent, pas le navigateur
Les montants des frais sont recalculés côté serveur à partir du séjour et de la configuration de taxes enregistrée de l'établissement, puis comparés à ce qui a été soumis. Une écriture dont les chiffres ne se reproduisent pas est refusée.
Chaque écriture doit concorder
La base plus la taxe égale le montant. Les composantes de taxe doivent totaliser la taxe. Les signes sont imposés par type. Une seule mauvaise écriture fait rejeter tout le lot, alors rien de partiel n'est jamais écrit.
Deux personnes, le même paiement, une seule écriture
L'inscription se fait à l'intérieur d'une seule transaction de base de données qui verrouille ce folio-là pendant l'écriture. Six soumissions simultanées du même paiement de 50 $ produisent une seule écriture. C'est mesuré dans un test, pas supposé.
Des corrections autorisées
Une contrepassation autorisée par un gestionnaire écrit l'autorisation dans le grand livre lui-même : qui, à quel titre, pourquoi, quand. Le serveur refuse une contrepassation qui arrive sans elle.
Un remboursement et une correction sont deux instruments différents
De l'argent vraiment dû à un client est une chose ordinaire à faire au comptoir et n'a besoin d'aucun gestionnaire. Défaire une écriture qui n'aurait jamais dû être faite est une correction d'erreur, et celle-là porte l'autorisation, le motif et une limite d'une contrepassation par transaction. Les traiter comme un seul geste, c'est ou bien mettre un mot de passe de gestionnaire devant un remboursement de routine, ou bien laisser n'importe qui réécrire les livres, et les deux sont le mauvais compromis.
Les annulations et les rabais s'inscrivent en lignes de crédit
Le frais d'origine n'est jamais écrasé. Le net s'obtient par l'ensemble complet des écritures, alors la piste montre ce qui s'est passé et quand.
Vous ne pouvez pas modifier une transaction inscrite dans Cardinal. Nous non plus. C'est le but.
Les taxes
Par composante, par nuit, dans votre fuseau horaire
La taxe est gardée en composantes, pas en pourcentage
La TPS, la TVQ, la TVP, la TVH et la taxe sur l'hébergement sont des colonnes distinctes sur chaque écriture, alors le rapport de remise est une requête plutôt qu'une reconstruction.
Arrondie par nuit, puis additionnée
La taxe d'hébergement est arrondie par nuit puis additionnée, alors le grand livre concorde à la cent près avec la facture imprimée. Un séjour de quatre nuits à 169 $ arrive à 800,92 $ sur la soumission, sur le folio, au grand livre et à l'exportation.
Une annulation contrepasse la ventilation, pas seulement le total
Annuler un frais annule chaque composante de taxe séparément, en miroir de la façon dont le frais a été inscrit, et une ligne remisée se crédite net du rabais. Une annulation qui n'annule que le total laisse la TPS et la TVQ comptées comme perçues, ce qui concorde au folio et surévalue la déclaration que vous produisez.
Datée dans le fuseau horaire de l'établissement
Pas celui du serveur et pas celui du navigateur de l'employé. Un paiement encaissé à 21 h le 30 juin tombe dans la déclaration de juin, pas dans celle de juillet.
Les revenus reportés sont suivis
L'argent encaissé pour un séjour qui n'a pas eu lieu est un passif et non un revenu, et le rapport le dit, séparé entre les séjours futurs entièrement non gagnés et la portion non gagnée au prorata des clients en cours de séjour.
Fermer le mois
La fermeture de période, et un balayage avant de lire quoi que ce soit
Une période fermée est verrouillée
Une écriture datée dans une période fermée n'est ni rejetée ni perdue. Elle est reportée dans la période courante avec sa date d'origine conservée dans ses métadonnées, ce qui est ce qu'un comptable attend.
Une vérification des lignes manquantes avant chaque rapport
Avant qu'un rapport comptable soit lu ou exporté, le système balaie tout l'établissement et compare chaque réservation, activité et vente à ce que le grand livre contient vraiment. Les lignes manquantes sont inscrites.
Chaque exception ressort en langage clair
Tout ce que le balayage devrait deviner vous est présenté en langage clair plutôt que réparé en silence. Un rapprochement qui se corrige tout seul est un rapprochement dont vous ne pouvez qu'espérer qu'il a raison.
Conservation
Des sauvegardes quotidiennes, la première de chaque mois étant conservée en permanence, en vue de l'exigence de six ans de l'ARC.
Quand quelque chose ne concorde pas
Le signalement arrive avec la correction attachée, et il vous attend quand même
N'importe quel système peut vous dire qu'un folio ne se rapproche pas. Ce qui suit d'habitude, c'est un billet de soutien et quelqu'un avec un accès à la base de données. Ici, le même écran qui le soulève calcule les écritures qui le règleraient, vous montre ce qu'elles font, puis s'arrête et attend, parce que les inscrire est votre décision et non celle du logiciel.
- Il montre la conséquence avant le bouton
- Quatre chiffres, chacun avec un avant et un après : ce que le folio du client donne net, ce qui reste du côté des frais, ce qui est marqué comme facturé à l'entreprise, et ce que l'entreprise doit vraiment. Vous lisez où chaque livre aboutit avant que quoi que ce soit soit écrit.
- Une correction est une paire, pas une annulation
- L'argent fermé du côté d'un client vit dans deux livres, alors en régler un seul déplace le déséquilibre au lieu de le régler. Le cas réel qui l'a enseigné : annuler un frais de 46 $ tout seul laissait le folio à 46 $ en crédit, ce qui se lit comme un remboursement dû à un client à qui on ne devait rien.
- Il préfère ne rien proposer plutôt que deviner
- S'il ne peut pas faire concorder tous les livres, il le dit et n'offre aucun bouton. La plupart des constats se résolvent exactement comme ça, et c'est la raison pour laquelle ceux qu'il propose valent la peine d'être lus. Là où une entreprise a déjà payé pour un séjour qui n'a jamais eu lieu, il dit que l'argent est réel, qu'une note de crédit est le bon instrument, et que régler le remboursement est une décision au-dessus du panneau.
- Il nomme la cause dans votre langue
- Entreprise surfacturée. Facturé à personne. Argent laissé derrière. Impossible à trancher. Quatre descriptions claires de ce qui s'est vraiment passé, au lieu d'un écart chiffré qu'il faudrait décortiquer.
- Rien ne s'inscrit sans un motif dessus
- Les écritures correctrices portent qui les a autorisées et pourquoi, dans le même grand livre en ajout seul que tout le reste, alors le correctif est aussi lisible un an plus tard que l'erreur l'était.
- Une seule règle, lue par le panneau et par la vérification de nuit
- Le balayage de nuit et cet écran importent le même test. Un folio ne peut pas être signalé par l'un et réglé en douce par l'autre, ce qui est la façon ordinaire dont deux vérifications sur les mêmes livres finissent par diverger.
Exportations
Ce que votre comptable reçoit
- Un CSV détaillé des transactions avec la taxe ventilée par composante
- Un sommaire pour le comptable
- Un rapport de remise de la TPS et de la TVQ : perçu moins ajustements égale net à remettre
- Un rapprochement des paiements
- Une archive mensuelle qui conserve les quatre rapports pour chaque mois terminé
- Des codes de grand livre configurables, associés à l'exportation plutôt que figés dans l'écriture
Nous décrivons des mécanismes, pas des résultats. Cardinal n'est pas une certification et ne garantit pas un résultat de conformité. C'est votre comptable qui décide de ce que ces registres veulent dire pour votre déclaration.
Questions
Demandé et répondu
Puis-je modifier une transaction après son enregistrement ?
Non, et c'est voulu. Une transaction enregistrée est immuable au niveau de la base de données. Pour la corriger, vous enregistrez une contrepassation, qui exige l'autorisation d'un gestionnaire et un motif écrit, et les deux sont inscrits dans le grand livre. C'est ce qui rend les livres vérifiables.
Et si ma réception fait une erreur ?
Toute erreur se corrige. Les annulations d'écriture, les rabais, les remboursements et les contrepassations autorisées par un gestionnaire existent tous. La différence, c'est que la correction laisse une trace au lieu d'effacer la preuve.
Puis-je fermer un mois pour que personne ne change des chiffres déjà déclarés ?
Oui. Fermez la période et elle est verrouillée. Une transaction datée dans une période fermée n'est ni refusée ni perdue : elle est redatée dans la période courante, et sa date d'origine reste inscrite sur l'écriture.
Qu'est-ce que mon comptable reçoit ?
Un export détaillé des transactions avec la taxe ventilée par composante, un sommaire comptable, un rapport de remise TPS/TVQ, un rapprochement des paiements, et une archive mensuelle qui conserve les quatre pour chaque mois terminé. Les codes de grand livre sont configurables et associés au moment de l'export.
Avez-vous un audit de nuit ?
Non, et il n'aurait rien à faire ici. L'audit de nuit existe dans les anciens systèmes parce que les livres ne sont justes qu'une fois qu'un traitement par lots a basculé la journée. Dans Cardinal, chaque transaction s'inscrit au moment où elle survient et le grand livre est toujours à jour. À la place d'une fermeture nocturne, un balayage automatique règle les non-présentations et les départs en retard, et une conciliation d'exhaustivité s'exécute avant que vous lisiez un rapport.
Que se passe-t-il si deux personnes encaissent le même paiement en même temps ?
Un seul paiement est enregistré. L'enregistrement se fait dans une seule transaction de base de données qui verrouille ce folio-là pendant l'écriture, et chaque paiement porte une clé à usage unique, alors la même soumission qui arrive deux fois est reconnue au lieu d'être comptée deux fois. Six soumissions simultanées du même 50 $ produisent une seule écriture. C'est un test que nous exécutons, pas une supposition.
Comment savoir si les chiffres sont exacts ?
Une quarantaine de suites de tests automatisés couvrent les chemins de l'argent : arithmétique des taxes, calcul des folios, rapprochement du grand livre, remboursements, tarifs, forfaits, concurrence. Plusieurs milliers d'assertions s'exécutent dans plusieurs fuseaux horaires à chaque changement. En plus de cela, le système rapproche l'ensemble de l'établissement avec le grand livre avant tout export de rapport et signale ce qu'il ne peut pas vérifier.
Ensuite
À lire ensuite
Rapports et observations
Les chiffres du jour, une prévision qui sépare le réservé du modélisé, et des observations qui ouvrent l'écran qui règle le problème.
Comptes d'entreprises
Un grand livre des comptes clients, un âge des comptes par entreprise, et un modèle d'agence qui ne peut pas facturer la mauvaise partie.
Chambres et réservations
La réservation et sa facture sur un seul écran, avec des garde-fous qui arrêtent les erreurs qui coûtent de l'argent.
Voyez-le fonctionner
Voyez une journée type avant de parler à qui que ce soit.
Six écrans réels d'un établissement en activité, dans l'ordre où la journée se déroule. Ouvrez la visite maintenant et allez à votre rythme.