Réception
La réservation et la facture sont le même écran
Il n'y a pas de module de folio séparé à ouvrir et à rapprocher. La réservation, son cycle de vie, ses frais et son solde forment une seule surface, et tous les autres écrans déduisent leur statut de la même règle.
Les unités par dates, avec les tarifs par nuit sur les barres elles-mêmes. Un clic sur une barre ouvre le séjour ; le calendrier reste où il était.
La réservation
Un cycle de vie sur lequel tout le système s'entend
Sept états, et tous les écrans lisent le même
En attente, garantie, confirmée, en séjour, en départ, partie, réglée. Un séjour est dans exactement un de ces états à la fois et le passage de l'un à l'autre est une règle plutôt qu'un champ que quelqu'un remplit. Alors le calendrier, la liste de tâches du jour et le folio ne peuvent jamais être en désaccord sur un client, et deux personnes devant des écrans différents non plus.
Une étape que personne n'a faite le dit, au lieu de se taire
Le folio dessine tout le séjour sur une seule ligne, de la prise de la réservation jusqu'au départ, avec l'étape où vous êtes marquée et celles qui restent portant le geste qu'elles demandent. La partie inhabituelle, c'est l'étape qu'on a sautée. Faites entrer un client sans jamais prendre de carte et Prendre la garantie ne devient pas de la même couleur que les étapes qui ont vraiment eu lieu : elle est marquée comme sautée, dans sa propre couleur, et elle dit que la garantie n'a jamais été prise. La plupart des systèmes n'ont de place que pour fait et pas fait, alors une garantie que personne n'a prise a exactement l'air d'une garantie prise, et vous l'apprenez au départ. La ligne prend sa couleur de l'état dans lequel le séjour se trouve, alors un client qui doit de l'argent ne se lit pas comme un client qui n'est simplement pas encore parti.
Lisible d'un bout à l'autre de la pièce
Chaque fiche de réservation porte une couleur selon où en est le séjour, sur sa pastille, sa barre et ses boutons, et une bande d'un bloc par nuit qui se remplit à mesure que le séjour avance : Nuit 2 sur 4. Quand quelque chose doit se faire d'abord, comme un autre client qui occupe encore la chambre, la couleur le dit jusqu'à ce que ce soit fait, puis revient.
Ou en liste, triée par ce qui vous attend
Les mêmes réservations en liste, en trois groupes : Les clients du jour, Soldes impayés, Toutes les réservations. Des filtres la réduisent aux arrivées, aux départs, aux clients en séjour, à venir, annulés ou qui doivent de l'argent.
Une arrivée manquée est un état, pas une date en retard
Une absence obtient sa propre couleur et ses propres gestes : faire l'arrivée en retard, modifier la date d'arrivée, ou annuler avec l'indication des frais d'annulation.
Une résolution de nuit, en silence
Un client qui n'est jamais arrivé est annulé automatiquement après une fenêtre de grâce de 24 heures et ses frais contrepassés au grand livre. Un client qui n'a jamais fait son départ voit son départ fait automatiquement. Les deux sont écrits au journal d'activité plutôt que laissés en bannière qui harcèle le comptoir le matin.
Glisser pour créer, glisser pour prolonger
Glissez une plage de dates sur une unité pour ouvrir une réservation préremplie. Glissez le bord d'une réservation pour prolonger ou raccourcir un séjour, avec une confirmation qui montre le changement exact au folio avant de l'appliquer.
Le départ tardif, là où est le séjour
Vendu depuis la réservation, à l'heure, et seulement pour autant d'heures que la chambre est libre avant l'arrivée suivante. La barre sur le tableau s'allonge en conséquence.
Les suppléments s'ajoutent pendant la prise de réservation
Suppléments, forfaits et activités se choisissent dans la réservation, sur les jours du séjour, avec une quantité par jour et les places restantes affichées sur chacun. Un supplément ponctuel peut être fixé au jour où il est réellement livré, et c'est ce jour-là que lit la feuille de service. C'est la conversation que vous avez déjà avec le client, plutôt qu'une deuxième plus tard.
Un clic sur une barre ouvre la fiche. La prochaine étape est déduite de l'état du séjour, et les autres gestes se rangent en dessous plutôt que de lui faire concurrence.
Garde-fous
Les erreurs qui coûtent de l'argent sont bloquées, pas consignées
Un garde-fou qui se contente d'écrire un avertissement dans un rapport est un garde-fou qui a échoué.
Conflit d'unité
Le système refuse une arrivée dans une unité qu'un autre client occupe encore, et nomme qui faire partir d'abord avec un lien direct vers sa réservation.
Unité sale
Faire entrer un client dans une unité qui n'a pas été nettoyée depuis le dernier soulève un avertissement souple que vous pouvez outrepasser. Un coup de ménage rapide pour une arrivée hâtive est légitime.
Hors service, partout à la fois
Une unité hors service est non réservable dans l'assistant de réservation, sur la page de réservation publique, dans l'attribution automatique, dans les déplacements d'unités et dans l'optimisation de la semaine. Tous lisent le même indicateur. Et elle revient sale plutôt que propre, parce qu'une unité dont quelqu'un a soulevé le tapis n'est pas prête pour un client simplement parce que les travaux sont finis.
Une garantie sur laquelle vous pouvez agir
S'il n'y a pas de carte au coffre, le système le dit plutôt que d'afficher une carte qui n'existe pas. Une garantie qui ne peut pas être encaissée n'est jamais montrée comme acquise.
Complet est répondu avant que vous ayez choisi quoi que ce soit
L'étape des dates dit combien d'unités sont libres pour ces dates exactes avant que vous en choisissiez une, et nomme les catégories qui sont sorties et pourquoi : réservées, ou trop petites pour le groupe. Dupliquez un séjour sur une semaine déjà pleine et le système ne se contente pas de refuser : il dit qu'aucune unité n'est libre pour tout le séjour et propose les fenêtres de dates les plus proches qui le sont, sous forme de boutons qui règlent les dates pour vous.
Une seule recherche, pour que personne ne crée deux fois le même client
Le nom, le courriel ou le téléphone, et le téléphone se compare sur les chiffres seuls, alors 514-555-0123 et 5145550123 sont la même question. L'assistant de réservation, l'assistant d'activités, la recherche globale et la base de clients appellent tous la même fonction, ce qui veut dire qu'un client qui existe est trouvé sur tous les écrans. Une recherche qui répond différemment sur deux écrans, c'est ainsi qu'un dossier client en double se crée : la personne au comptoir conclut qu'il n'est pas là et le retape.
Chaque chiffre sur la facture est une ligne que vous pouvez pointer. Un frais, un paiement, une correction, un montant transféré à un compte d'entreprise : quatre lignes dans l'ordre où elles se sont produites, et le solde est leur somme. Rien à l'écran n'est arrivé par un ajustement que personne ne peut voir, alors n'importe quel chiffre qu'un client conteste peut lui être relu à partir du même écran qu'il regarde.
La fiche, ses frais, et une arrivée traitée depuis l'intérieur du folio. Il n'y a pas de deuxième module à ouvrir et à rapprocher.
Le folio
Un seul relevé continu, quoi qu'il arrive au séjour
- Les déplacements d'unité en cours de séjour
- Le déplacement coupe le séjour à aujourd'hui, ferme le segment d'origine et en ouvre un nouveau. Le folio montre quand même un seul relevé continu sur les deux unités avec un seul solde courant, en reportant la différence de prix sur les nuits qui restent, alors le client reçoit une facture pour un séjour plutôt que deux à additionner.
- Des sous-folios automatiques
- Les frais se regroupent en A hébergement, B activités et produits, C autres, présentés comme des séparateurs dans un seul relevé plutôt que comme des onglets à fouiller.
- Le règlement partagé, une étape à la fois
- Quand l'unité se règle par un moyen et les extras par un autre, le règlement s'ouvre en séquence plutôt qu'en casse-tête : étape 1 sur 2, l'unité sur la carte au dossier, puis étape 2, les activités en argent comptant. L'ordre part de l'écran par lequel l'exploitant est entré. Un seul moyen pour tout le folio reste une seule étape, comme avant.
- Émettre un remboursement apparaît quand l'argent le dit
- Ce n'est pas un élément de menu à chercher, ni un qu'on atteint par accident. Quand des annulations ou des rabais laissent le folio en crédit, rembourser le client devient le geste principal à l'écran, et la destination suit qui détient vraiment l'argent : sur un séjour encaissé par un canal, le comptoir ne peut rendre que ce que le comptoir a encaissé.
- Transférer un frais
- Déplacez un frais vers le folio d'un autre client en séjour, en entier ou en partie, avec une annulation possible.
- Réservations multi-unités et multi-types
- Une réservation peut couvrir plusieurs unités de types différents à leurs propres tarifs, avec une seule garantie répartie correctement entre les folios.
- Une fiche d'inscription imprimable
- La raison sociale de l'établissement, les numéros d'inscription à la TPS et à la TVQ, les détails du séjour, la garantie, le texte des politiques et un espace de signature, produite à l'arrivée.
Le mode de paiement est choisi par règle d'affaires et non tapé dans un champ libre. L'argent comptant ne peut pas garantir une réservation. Le chèque est offert là où une entreprise règle un compte client, pas comme moyen de paiement d'un client. Le compte client d'entreprise est une garantie, pas un moyen de paiement.
Questions
Demandé et répondu
Que se passe-t-il quand un client ne se présente pas ?
La réservation est marquée comme arrivée manquée, avec sa propre couleur et ses propres actions. S'il a un jour de retard, l'action est l'arrivée tardive. Au-delà, c'est modifier la date d'arrivée puis enregistrer l'arrivée, ou annuler, avec l'indication des frais d'annulation. Si rien ne se règle, le système annule automatiquement après un délai de grâce de 24 heures et contrepasse les frais au grand livre.
Et si un client ne fait pas son départ ?
Le départ est enregistré automatiquement après le même délai de grâce, et le solde reste exactement tel quel.
Puis-je empêcher qu'on installe un client dans une chambre occupée ?
C'est déjà bloqué. Le système nomme le client qu'il faut faire partir d'abord et mène directement à sa réservation.
Le système sait-il si une unité est propre ?
Oui. Enregistrer l'arrivée d'un client dans une unité qui n'a pas été nettoyée depuis le départ précédent déclenche un avertissement que vous pouvez outrepasser. Un coup de ménage rapide pour une arrivée hâtive est légitime ; un oubli ne l'est pas. Une unité marquée à nettoyer le reste jusqu'à ce que quelqu'un la nettoie, y compris pendant la nuit.
La chambre peut-elle aller au compte de l'entreprise pendant que le client paie ses extras ?
Oui. Les frais se regroupent automatiquement en hébergement, en activités et produits, et en autres. Chaque groupe peut se régler par son propre moyen. Une réservation, deux règlements, un seul écran.
Puis-je transférer un frais au folio d'un autre client ?
Oui. En entier ou en partie, vers n'importe quel client en séjour, avec une annulation possible.
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