Réception
Toutes vos réservations d'hébergement, en calendrier ou en liste
Chaque réservation porte une couleur selon l'étape du séjour et un bouton pour ce qu'il faut faire ensuite. Ouvrez-la : la réservation et sa facture sont sur le même écran.
Calendrier et liste
Chaque réservation montre où elle en est et ce qu'il faut faire ensuite
Lisible d'un coup d'œil, même de loin
Chaque réservation a une couleur selon l'étape du séjour, sur son étiquette, sa barre et ses boutons, et une bande avec un bloc par nuit qui se remplit à mesure que le séjour avance : Nuit 2 sur 4. Quand quelque chose doit être réglé d'abord, comme un autre client encore dans la chambre, la couleur le signale jusqu'à ce que ce soit fait, puis redevient normale.
Le bouton, c'est la prochaine chose à faire
Un séjour prêt affiche Arrivée. Un séjour sans carte au dossier demande d'abord une garantie. Quand un autre client occupe encore l'unité, le bouton vous mène à sa réservation, parce que c'est ce qui bloque. Les autres choix habituels sont juste en dessous, et les options plus rares un niveau plus bas.
Ou en liste, triée selon ce qui vous attend
Les mêmes réservations en liste, en trois groupes : Les clients du jour, Soldes impayés, Toutes les réservations. Des filtres affichent seulement les arrivées, les départs, les clients en séjour, à venir, annulés ou qui doivent de l'argent.
Glissez pour réserver, glissez pour prolonger
Glissez sur des dates dans la ligne d'une unité pour ouvrir une réservation avec ces dates déjà remplies. Glissez le bout d'une réservation pour prolonger ou raccourcir un séjour, avec une confirmation qui montre exactement ce qui change sur la facture avant de l'appliquer.
Un client absent a sa propre étape
Un client qui ne s'est pas présenté a sa propre couleur et ses propres boutons : enregistrer une arrivée tardive, changer la date d'arrivée, ou annuler en voyant les frais d'annulation.
Un clic sur une barre ouvre la réservation. Le bouton principal, c'est la prochaine étape de ce séjour, et les autres choix sont juste en dessous.
La réservation
Tous les écrans s'entendent sur l'étape du séjour
Sept étapes, et tous les écrans affichent la même
En attente, garantie, confirmée, en séjour, départ aujourd'hui, parti, réglé. Un séjour est toujours à une seule de ces étapes, et il passe de l'une à l'autre selon des règles, pas parce que quelqu'un a rempli un champ. Le calendrier, la liste du jour et la facture sont donc toujours d'accord sur un client, même quand deux personnes le regardent sur deux écrans différents.
Une étape oubliée est clairement signalée
La facture affiche tout le séjour sur une seule ligne, de la réservation jusqu'au départ, avec l'étape en cours mise en évidence et, pour chacune des suivantes, l'action à faire. Ce qui est rare, c'est la façon dont une étape sautée est affichée. Si un client arrive sans qu'on ait jamais pris sa carte, l'étape « Prendre la garantie » ne prend pas la même couleur que les étapes réellement faites : elle est marquée comme sautée, dans sa propre couleur, avec la mention que la garantie n'a jamais été prise. La plupart des systèmes ne connaissent que « fait » et « pas fait », alors une garantie oubliée ressemble exactement à une garantie prise, et vous le découvrez au départ. La ligne prend la couleur de l'étape où en est le séjour, alors un client qui doit de l'argent ne se confond pas avec un client qui n'est simplement pas encore parti.
Ce qui reste en suspens se règle pendant la nuit
Un client qui n'est jamais arrivé est annulé automatiquement après 24 heures, et ses frais sont retirés des livres. Un client parti sans que son départ soit enregistré voit son départ enregistré automatiquement. Les deux sont notés dans l'historique des activités, au lieu d'une alerte qui attend la réception le lendemain matin.
Le départ tardif se vend depuis la réservation
Vendu à l'heure, directement dans la réservation, et seulement pour les heures où la chambre est libre avant le client suivant. La barre sur le calendrier s'allonge en conséquence.
Les suppléments s'ajoutent pendant la réservation
Suppléments, forfaits et activités se choisissent dans la réservation, pour les jours du séjour, avec une quantité par jour et les places restantes affichées pour chacun. Un supplément offert une seule fois peut être prévu pour le jour où il sera servi, et c'est ce jour-là qu'il apparaît sur la feuille de services. Vous le proposez pendant la conversation que vous avez déjà avec le client, au lieu de devoir le rappeler plus tard.
Garde-fous
Les erreurs coûteuses sont bloquées avant d'arriver
Un avertissement qui apparaît seulement dans un rapport, après coup, arrive trop tard.
Conflit d'unité
Impossible d'enregistrer l'arrivée d'un client dans une unité qu'un autre client occupe encore. Cardinal vous dit qui doit partir d'abord, avec un lien direct vers sa réservation.
Unité sale
Si l'unité n'a pas été nettoyée depuis le client précédent, un avertissement s'affiche, et vous pouvez passer outre. Un ménage rapide pour une arrivée hâtive, c'est normal.
Hors service, partout à la fois
Une unité hors service ne peut plus être réservée nulle part : ni dans l'assistant de réservation, ni sur votre page de réservation, ni par l'attribution automatique, ni lors d'un changement d'unité, ni par l'optimisation de la semaine. Tous se fient à la même information. Et quand elle revient en service, elle est marquée à nettoyer, parce qu'une unité où des travaux viennent de se terminer n'est pas prête pour un client.
Une garantie sur laquelle vous pouvez compter
S'il n'y a aucune carte enregistrée, Cardinal le dit clairement au lieu d'afficher une carte qui n'existe pas. Une garantie impossible à encaisser n'est jamais présentée comme acquise.
Vous savez si c'est complet avant de choisir une unité
Dès que vous entrez les dates, Cardinal vous dit combien d'unités sont libres pour ces dates exactes, avant que vous en choisissiez une, et quelles catégories ne sont pas offertes et pourquoi : déjà réservées, ou trop petites pour le groupe. Si vous copiez un séjour sur une semaine déjà pleine, Cardinal vous dit qu'aucune unité n'est libre pour tout le séjour et vous propose les dates libres les plus proches, en boutons qui changent les dates pour vous.
Une seule recherche, pour ne jamais créer deux fois le même client
Cherchez par nom, courriel ou téléphone. Pour le téléphone, seuls les chiffres comptent : 514-555-0123 et 5145550123 trouvent le même client. L'assistant de réservation, l'assistant d'activités, la recherche générale et la liste de clients utilisent tous la même recherche, alors un client qui existe est trouvé sur tous les écrans. C'est quand la recherche répond différemment d'un écran à l'autre que les doublons apparaissent : la personne à la réception croit que le client n'existe pas et le crée de nouveau.
Chaque montant sur la facture est une ligne que vous pouvez montrer du doigt. Une charge, un paiement, une correction, un montant transféré au compte d'une entreprise : quatre lignes dans l'ordre où elles ont eu lieu, et le solde en est la somme. Aucun ajustement invisible, alors si un client conteste un montant, vous pouvez le lui expliquer à partir de l'écran qu'il a sous les yeux.
La réservation, ses frais, et une arrivée enregistrée directement depuis la facture. Pas de deuxième module à ouvrir et à concilier.
La facture
La réservation et la facture, sur le même écran
Une seule facture, même quand le séjour change.
- Changer d'unité en plein séjour
- Le séjour est coupé à aujourd'hui : la partie dans l'ancienne unité se ferme et une nouvelle commence. La facture montre quand même un seul séjour sur les deux unités, avec un seul solde, et la différence de prix est reportée sur les nuits qui restent. Le client reçoit une seule facture, pas deux à additionner.
- Les frais classés automatiquement
- Les frais se regroupent en trois sections : A pour l'hébergement, B pour les activités et les produits, C pour le reste. Elles s'affichent l'une sous l'autre sur la même facture, pas dans des onglets à fouiller.
- Plusieurs moyens de paiement, une étape à la fois
- Quand l'unité est payée d'une façon et les extras d'une autre, le paiement se fait en étapes claires : étape 1 sur 2, l'unité sur la carte enregistrée, puis étape 2, les activités en argent comptant. L'ordre dépend de l'écran d'où vous êtes parti. Si tout est payé de la même façon, ça reste une seule étape.
- Le remboursement apparaît quand le client a un crédit
- Quand des annulations ou des rabais laissent un crédit au client, le remboursement devient l'action principale à l'écran, et l'argent est rendu par celui qui l'a encaissé : pour un séjour payé à une plateforme, la réception ne peut rembourser que ce qu'elle a elle-même encaissé.
- Transférer une charge
- Transférez une charge sur la facture d'un autre client en séjour, en totalité ou en partie, et annulez le transfert au besoin.
- Plusieurs unités et plusieurs types dans une réservation
- Une réservation peut comprendre plusieurs unités de types différents, chacune à son tarif, avec une seule garantie répartie correctement entre les factures.
- Une fiche d'inscription imprimable
- Le nom de l'établissement, ses numéros de TPS et de TVQ, les détails du séjour, la garantie, vos conditions et un espace pour signer, prête à imprimer à l'arrivée.
Les modes de paiement offerts suivent des règles claires, au lieu d'être tapés dans un champ libre. L'argent comptant ne peut pas garantir une réservation. Le chèque est offert quand une entreprise paie son compte, pas pour un client. Le compte d'une entreprise sert de garantie, pas de mode de paiement.
Questions
Les questions qu'on nous pose
Que se passe-t-il quand un client ne se présente pas ?
La réservation est marquée comme une arrivée manquée, avec sa propre couleur et ses propres boutons. Si le client a un jour de retard, vous pouvez enregistrer une arrivée tardive. Au-delà, vous changez la date d'arrivée puis enregistrez l'arrivée, ou vous annulez, et Cardinal vous indique les frais d'annulation. Si rien n'est fait, la réservation est annulée automatiquement après 24 heures, et les frais sont retirés des livres. Le paiement déjà reçu, lui, est conservé.
Et si un client part sans que son départ soit enregistré ?
Le départ est enregistré automatiquement après le même délai de 24 heures, et le solde reste exactement tel qu'il était.
Puis-je empêcher qu'on installe un client dans une chambre déjà occupée ?
C'est déjà impossible. Cardinal vous dit quel client doit partir d'abord et vous mène directement à sa réservation.
Est-ce que Cardinal sait si une chambre est propre ?
Oui. Si vous enregistrez l'arrivée d'un client dans une chambre qui n'a pas été nettoyée depuis le départ précédent, un avertissement s'affiche, et vous pouvez passer outre. Un ménage rapide pour une arrivée hâtive, c'est normal, mais un oubli, non. Une chambre marquée à nettoyer le reste tant que personne ne l'a nettoyée, même pendant la nuit.
L'entreprise peut-elle payer la chambre pendant que le client paie ses extras ?
Oui. Les frais se regroupent automatiquement en trois catégories : hébergement, activités et produits, et autres. Chaque catégorie peut être payée séparément. Une réservation, deux paiements, un seul écran.
Puis-je transférer une charge sur la facture d'un autre client ?
Oui, en totalité ou en partie, vers n'importe quel client en séjour, et vous pouvez annuler le transfert.
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