Des réponses franches
Les questions qui comptent vraiment
Ce sont celles qui arrivent à la troisième conversation, quand quelqu'un pense sérieusement à faire passer un établissement en activité à un nouveau logiciel. Ici, chacune a sa réponse détaillée, par écrit, d'avance.
Vous êtes une jeune entreprise. Qu'arrive-t-il aux données de mon établissement si vous fermez ?
Vous pouvez tout exporter n'importe quand, depuis votre propre compte : des fichiers CSV pour les clients, les réservations et le détail des transactions, plus une sauvegarde complète en JSON de tout l'établissement. L'archive mensuelle conserve un dossier comptable complet pour chaque mois fermé, alors les mois déjà déclarés sont dans vos propres dossiers, et pas seulement dans les nôtres. Les données sont hébergées au Canada et sauvegardées tous les jours. Rien de tout ça ne dépend de notre survie, et c'est justement pour ça qu'il vaut la peine de le dire clairement.
Sommes-nous trop gros pour Cardinal ?
Ce n'est pas une question de nombre d'unités. Cardinal est conçu pour une réception tenue par une ou deux personnes, dans un établissement où la personne qui ferme la journée est souvent celle qui a accueilli les clients. Une plus grande entreprise, avec une équipe pour gérer les prix et un employé à l'audit de nuit, trouvera ici des choix faits pour plus petit qu'elle, à commencer par l'absence d'audit de nuit. La bonne question est la suivante : est-ce que tout ce que votre personnel fait un matin ordinaire pourrait tenir sur un seul écran ? Si oui, Cardinal est fait pour vous. Sinon, certaines choses vous sembleront limitées, et il vaut mieux le découvrir dans une démonstration qu'au troisième mois.
Nous sommes en pleine saison. Changer maintenant semble risqué.
Les clients et les réservations s'importent à partir d'un fichier CSV, alors les arrivées déjà vendues n'ont pas à être retapées. C'est la comptabilité qui demande un peu de réflexion. Le plus simple est de changer au début d'un mois, pour qu'un seul logiciel couvre chaque mois au complet et que personne n'ait à expliquer un mois coupé en deux à un comptable plus tard. En pleine saison, c'est possible, et le vrai travail, ce sont les semaines déjà réservées, pas le logiciel.
Mon comptable va avoir son mot à dire.
Avec raison, et il y a une page écrite pour lui plutôt que pour vous, dans son propre vocabulaire. Elle explique les écritures permanentes, les corrections autorisées par un gestionnaire, les taxes enregistrées séparément, la fermeture des mois et ce qui arrive aux écritures en retard, ainsi que les quatre exportations et l'archive mensuelle qu'il recevra. Au fond, ses objections se résument presque toujours à une seule question : les livres pourront-ils être reconstitués et défendus plus tard ? C'est à celle-là que la page répond en premier.
Comment savoir si les chiffres sont justes ?
Chaque charge est recalculée par le serveur à partir du séjour et de vos taxes, puis comparé à ce qui a été envoyé. Le montant avant taxes plus les taxes doit égaler le total, les taxes doivent donner la taxe totale, et une seule ligne fautive fait refuser tout le groupe au lieu d'être enregistrée à moitié. Tout écran qui vous annonce un montant le calcule exactement comme la charge qui sera enregistrée, alors une confirmation et la charge qui en résulte ne peuvent pas se contredire. Avant qu'un rapport comptable soit consulté ou exporté, Cardinal compare chaque réservation, activité et vente aux livres, et ce qui ne peut pas être réglé sans risque est signalé en mots simples au lieu d'être corrigé en silence. La visite utilise de vraies données, et vous pouvez y vérifier chaque calcul.
Puis-je encaisser des paiements avec Cardinal ?
Oui, de deux façons, et dans les deux cas les données de carte vont chez Stripe, pas chez nous. Cardinal Paiements traite la carte et inscrit le paiement directement sur la facture et dans les livres. Un lien de paiement fait la même chose, et le client paie sur son propre cellulaire. Comme aucune donnée de carte n'est conservée chez nous, il n'y a rien ici qui tombe sous les normes PCI. La troisième façon est celle que vous avez peut-être déjà : un paiement fait sur votre propre terminal, en argent comptant, par chèque ou par virement Interac s'enregistre de la même façon, sur la même facture, sans aucun pourcentage de notre part. Les cartes traitées par Cardinal Paiements comportent des frais de 0,5 % en plus de ceux de Stripe, et c'est le seul pourcentage dans notre prix : c'est écrit sur la page des tarifs.
Êtes-vous relié à Booking.com et à Expedia ?
Oui, par le lien de calendrier que toutes ces plateformes lisent. Chaque unité a un calendrier en ligne (iCal) auquel Airbnb, VRBO et Booking.com se branchent, et ils arrêtent de vendre les dates qui y sont bloquées. C'est comme ça qu'une fermeture se rend chez eux sans que personne ait à la retaper. Ce calendrier ne contient que les dates où une unité n'est pas libre. Son adresse est secrète, et vous pouvez la changer en tout temps, ce qui désactive toutes les copies déjà partagées. Cardinal lit aussi le calendrier de chaque plateforme toutes les heures et bloque les nuits qu'elle a vendues : les disponibilités circulent dans les deux sens. Et les commissions sont traitées selon que la plateforme vous facture au mois ou encaisse elle-même le client avant de vous verser le reste.
Est-ce vraiment bilingue ?
La partie terminée, c'est celle que voient vos clients. La page de réservation est entièrement en français, et un client francophone la reçoit en français automatiquement, selon la langue de son navigateur. Vous pouvez aussi mettre un lien vers la version française sur une page en français de votre propre site. Pour votre personnel, le calendrier des réservations des chambres et des activités, le tableau de bord, l'entretien ménager et la navigation sont en français dès aujourd'hui. La facture du client, les assistants de réservation, les réglages et les rapports de gestion sont en cours de traduction. Les deux côtés suivent des règles opposées, et c'est voulu. Vos clients ne voient le français que lorsque toute leur page est traduite, pour que personne ne tombe sur une page de réservation à moitié en anglais. Votre personnel, lui, peut choisir le français tout de suite, et un écran pas encore traduit s'affiche en anglais, plutôt que de priver toute l'équipe du français jusqu'au dernier écran. Et la langue est associée à chaque employé, pas au poste : sur un ordinateur partagé, personne n'hérite de la langue de la personne précédente. Si vous travaillez en français tous les jours, demandez à voir exactement où en sont les écrans du personnel pendant une démonstration.
Est-ce que ça fonctionne sur un téléphone ?
Cardinal est conçu pour l'ordinateur, parce que c'est là que ce travail se fait. Ça fonctionne aussi sur un cellulaire, et la version mobile est en amélioration constante. Ce qui est vraiment conçu d'abord pour le cellulaire, c'est la page de réservation, l'écran que vos clients ont réellement en main.
Nous sommes aux États-Unis. Pouvons-nous l'utiliser ?
Tout vous servirait dès aujourd'hui, sauf les taxes et la conformité, et ce n'est pas qu'un réglage. Cardinal calcule la TPS, la TVQ, la TVP, la TVH et la taxe sur l'hébergement selon la province de l'établissement, chacune arrondie séparément pour que le détail balance au cent près devant un vérificateur. La taxe de vente américaine fonctionne tout autrement : des taxes d'État, de comté et de ville, des milliers de territoires différents, et des États où chaque ville fixe ses propres règles. La concevoir à moitié mettrait en danger les déclarations d'un propriétaire américain, et c'est justement ce que ce logiciel existe pour protéger. C'est prévu, et nous n'écrirons pas ici une date que nous ne pourrions pas tenir. Si votre établissement est aux États-Unis et que c'est le logiciel que vous voulez, demandez une démonstration en indiquant votre État dans le message. Vous aurez une réponse franche.
Mon personnel va faire des erreurs. Qu'est-ce qui se passe alors ?
La plupart des erreurs coûteuses sont tout simplement impossibles. Un paiement enregistré deux fois par un double-clic n'est compté qu'une fois, parce que chaque paiement a un identifiant unique et qu'un deuxième envoi est reconnu comme le même paiement. Une unité fermée ne peut pas être réservée. Une activité sans horaire ne peut pas être vendue. Une activité ne peut pas être réservée après le jour du départ du client. Les erreurs d'argent qui arrivent quand même se corrigent ouvertement, au lieu d'être effacées discrètement : la base de données refuse toute modification ou suppression d'une écriture, alors une écriture fautive se corrige par une écriture inverse qui indique qui l'a autorisée, à quel titre et pourquoi. Concrètement, personne n'a besoin de repérer l'erreur pour que vos livres restent justes, et un nouvel employé ne peut pas fausser un mois entier sans que personne le voie.
Et s'il me faut quelque chose qui n'existe pas encore ?
Demandez-le, et vous aurez une réponse franche, pas une présentation qui met dans la même colonne un choix délibéré et une fonction qui n'existe pas encore. Certaines absences sont des choix : il n'y a pas d'audit de nuit parce que vos livres sont toujours à jour, et c'est expliqué en détail. Quand une fonction s'en vient vraiment, nous vous dirons quand, et vous pourrez nous tenir à cette date.
Chaque réponse ici nomme son mécanisme, pour que la démonstration confirme la page au lieu de la corriger.
Pour aller plus loin
Où chacune de ces questions est expliquée en détail
Quatre réponses sur cette page sont nuancées : les plateformes, les écrans en français, le téléphone et les États-Unis. Elles le sont parce que la réalité l'est. Si l'une d'elles est décisive pour votre établissement, parlez-en dès le début d'une démonstration, et nous vous montrerons directement où on en est.
Cardinal en action
Suivez une journée complète dans Cardinal, écran par écran.
Six vrais écrans d'un établissement en activité, dans l'ordre où la journée se déroule. Faites la visite à votre rythme.