Adieu, 3 h du matin
Nous avons mis fin à l'audit de nuit
Quiconque a travaillé en hôtellerie connaît la routine de 3 h : le traitement de nuit, les rapports, la personne qui doit rester debout pour s'en occuper. Elle existe parce que, dans un ancien logiciel, les livres ne sont pas justes tant que la journée n'a pas été fermée. Cardinal enregistre chaque transaction au moment où elle a lieu, alors la journée est déjà fermée quand vous rentrez chez vous.
L'audit de nuit existe parce que, dans les anciens logiciels de gestion, les livres ne sont pas justes tant qu'un traitement n'a pas fermé la journée. Les frais de chambre ne sont pas enregistrés à l'arrivée du client, mais au moment de l'audit. Le solde que vous voyez à 18 h n'est qu'une estimation. C'est après l'audit qu'il devient exact. Toute l'organisation du quart de nuit dans un hôtel découle de ce seul fait, jusqu'au nom du poste.
Cardinal enregistre chaque transaction au moment où elle a lieu, de façon permanente, avec les taxes calculées et vérifiées par le serveur. Les livres ne sont jamais provisoires. Le solde à 18 h, c'est le vrai solde.
Il n'y a donc rien à fermer, et aucune raison de rester debout. Le quart qui servait à rendre les chiffres exacts n'a plus de raison d'être, parce que les chiffres le sont déjà.
Si un traitement de nuit rend les livres exacts, c'est qu'ils ne l'étaient pas avant.
18 h. Un client à la réception demande ce qu'il doit.
118,48 $
Chaque transaction est enregistrée au moment où elle a lieu. Il n'y a aucun traitement à attendre, donc aucun moment où le montant n'est qu'une estimation.
Revenez après 3 h.
Les frais sont en attente jusqu'à ce que l'audit de nuit ferme la journée. D'ici là, le solde affiché n'est qu'une estimation.
Ce qui fait le travail maintenant
Trois choses qui se font toutes seules pendant que vous dormez
Chaque transaction est enregistrée au moment où elle a lieu
Chaque charge, paiement, annulation, rabais ou correction est enregistré au moment où il a lieu. Le montant avant taxes plus les taxes doit égaler le total, et le serveur refait le calcul lui-même avant d'accepter l'écriture.
Les clients absents et les départs oubliés, réglés pendant la nuit
Un client qui n'est jamais arrivé est annulé automatiquement après 24 heures, et ses frais sont retirés des livres. Un client parti sans que son départ soit enregistré voit son départ enregistré, avec son solde laissé tel quel. Les deux sont notés dans l'historique des activités, au lieu d'une alerte qui attend l'équipe du matin.
Une vérification des lignes manquantes avant chaque rapport
Avant qu'un rapport comptable soit consulté ou exporté, Cardinal compare chaque réservation, chaque activité et chaque vente aux livres. Les lignes manquantes sont ajoutées, et ce qui ne peut pas être corrigé sans risque est signalé en mots simples au lieu d'être réparé en silence.
La différence compte au moment d'une vérification. Un logiciel qui permet de modifier une transaction déjà enregistrée ne peut pas dire ce que contenaient les livres mardi dernier. Celui qui corrige par écritures inverses le peut toujours.
La relève
Qui approuve la journée maintenant
L'audit de nuit n'a jamais été seulement de la comptabilité. C'était aussi un quart de travail, un rapport remis à quelqu'un, et un moment où une personne déclarait les chiffres définitifs.
Ce moment de vérification, c'est maintenant la fermeture du mois : elle verrouille les chiffres que vous avez déclarés, dans des livres qui étaient déjà exacts chaque soir du mois. Au quotidien, ce qu'on consulte et signe, c'est l'historique des activités, le rapport quotidien et la vérification des lignes manquantes. Si vous avez un employé à l'audit de nuit aujourd'hui, c'est un changement d'organisation qui vaut la peine d'être examiné avant de changer de logiciel, et de voir par vous-même dans une démonstration.
Cardinal en action
Suivez une journée complète dans Cardinal, écran par écran.
Six vrais écrans d'un établissement en activité, dans l'ordre où la journée se déroule. Faites la visite à votre rythme.