Adieu, 3 h du matin
Nous avons mis fin à l'audit de nuit
Tout hôtelier d'expérience connaît la routine de 3 h : le traitement par lots, les rapports, la personne qui doit rester debout pour ça. Elle existe parce que dans un système hérité, les livres ne sont pas exacts tant qu'un traitement n'a pas roulé la journée. Cardinal enregistre chaque frais au moment où il survient, alors la journée est déjà close quand vous rentrez chez vous.
L'audit de nuit existe parce que dans un système de gestion d'établissement hérité, les livres ne sont pas exacts tant qu'un traitement par lots n'a pas roulé la journée. Les frais de chambre ne sont pas enregistrés à l'arrivée du client, ils le sont quand l'audit tourne. Le solde que vous voyez à 18 h est une projection. Le solde après l'audit est la vérité. Toute la forme d'un quart de nuit d'hôtel découle de ce seul fait, jusqu'au titre du poste.
Cardinal enregistre chaque transaction au moment où elle survient, dans un grand livre en ajout seul, avec la taxe calculée et validée sur le serveur. Il n'existe aucun intervalle pendant lequel les livres sont provisoires. Le solde à 18 h est le solde.
Il n'y a donc rien à rouler, et rien pour quoi rester debout. Le quart qui existait pour rendre les chiffres vrais a disparu, parce que les chiffres l'étaient déjà.
Un traitement par lots qui rend les livres exacts est aussi une fenêtre pendant laquelle ils ne l'étaient pas.
18 h. Un client à la réception demande ce qu'il doit.
118,48 $
Chaque frais est enregistré au moment où il survient. Il n'y a aucun traitement à attendre, donc aucun intervalle pendant lequel ce montant est provisoire.
Redemandez après 3 h.
Les frais sont retenus jusqu'à ce que l'audit de nuit roule la journée. Tant qu'il n'a pas tourné, le solde à l'écran est une projection.
Ce qui fait le travail maintenant
Trois choses qui tournent en silence pendant que vous dormez
Chaque transaction s'inscrit au moment où elle a lieu
Chaque frais, paiement, annulation d'écriture, rabais et contrepassation s'enregistre au moment où il survient. La base plus la taxe doit égaler le montant, et le serveur refait le calcul lui-même avant d'accepter l'écriture.
Absences et départs oubliés, traités pendant la nuit
Un client qui n'est jamais arrivé est annulé automatiquement après un délai de grâce de 24 heures, et ses frais sont contrepassés. Un client qui n'a jamais fait son départ voit son départ enregistré, le solde laissé exactement tel quel. Les deux sont inscrits au journal d'activité plutôt que laissés en bannière pour le quart du matin.
Une vérification des lignes manquantes avant chaque rapport
Avant qu'un rapport comptable soit lu ou exporté, le système compare chaque réservation, chaque activité et chaque vente au grand livre. Les lignes manquantes sont enregistrées, et ce qu'il ne peut pas corriger sans risque est signalé en langage clair au lieu d'être réparé en silence.
La distinction compte au moment d'une vérification. Un système qui laisse un utilisateur modifier une transaction déjà enregistrée ne peut pas répondre à la question de ce que disaient les livres mardi dernier. Celui qui corrige par contrepassation le peut toujours.
La relève
Qui signe pour la journée maintenant
L'audit de nuit n'a jamais été seulement de la comptabilité. C'était aussi un quart de travail, un rapport remis à quelqu'un, et un moment où une personne déclarait les chiffres définitifs.
Ce moment, c'est maintenant la fermeture de période que vous faites à la fin du mois, qui verrouille les chiffres sur lesquels vous avez produit vos déclarations, par-dessus des livres qui étaient déjà exacts chacune des nuits entre les deux. Au jour le jour, ce que quelqu'un lit et signe, c'est le journal d'activité, le rapport quotidien et le rapprochement d'exhaustivité. Si vous tenez un poste d'audit de nuit aujourd'hui, c'est un changement de processus qui mérite d'être parcouru avant de changer de système, et qui mérite d'être regardé directement plutôt que cru sur parole.
Voyez-le fonctionner
Voyez une journée type avant de parler à qui que ce soit.
Six écrans réels d'un établissement en activité, dans l'ordre où la journée se déroule. Ouvrez la visite maintenant et allez à votre rythme.