Contrat d'abonnement (établissements)

Si vous acceptez le présent Contrat au nom d'une entreprise, vous confirmez être autorisé à lier cette entreprise, et « vous » désigne alors cette entreprise.

Nos Conditions de traitement des données et notre Politique de confidentialité font partie du présent Contrat. Les Conditions de traitement des données établissent la façon dont nous traitons les renseignements personnels de vos clients pour votre compte; en cas de divergence avec le présent Contrat au sujet des renseignements personnels, les Conditions de traitement des données l'emportent.

Vous vous abonnez soit de mois en mois, soit pour une durée déterminée prévue dans une proposition, une soumission ou un bon de commande écrit que nous acceptons tous les deux (une « Commande »). Une Commande peut aussi préciser votre forfait, les établissements visés, vos frais et votre date de début.

En cas de divergence entre une Commande et le présent Contrat, la Commande l'emporte pour l'abonnement concerné. Tout ce que la Commande ne prévoit pas est régi par le présent Contrat.

L'accès à Cardinal pour le ou les établissements liés à votre compte, tant que votre abonnement est en vigueur, y compris les mises à jour que nous publions pendant cette période. Les fonctionnalités offertes dépendent de votre forfait.

Du soutien par courriel à hello@cardinal-os.com. Nous visons à répondre dans un délai d'un ou deux jours ouvrables; il ne s'agit pas d'un délai de réponse contractuel.

Nous pouvons améliorer, modifier ou retirer des fonctionnalités au fil du temps. Nous ne retirerons pas, sans vous en aviser à l'avance, une fonctionnalité essentielle à votre forfait pendant une période que vous avez payée.

Les frais sont ceux prévus dans votre Commande ou, à défaut, ceux publiés pour votre forfait. Ils sont facturés mensuellement et payables d'avance pour la période qu'ils couvrent, taxes applicables en sus. Nous vous facturons directement; nous vous aviserons avant que cela change.

Nous pouvons modifier nos frais moyennant un préavis de 30 jours par courriel. Une modification ne s'applique jamais à une période déjà payée et, si vous êtes engagé pour une durée déterminée, vos frais demeurent ceux convenus jusqu'à la fin de cette durée.

Si une facture demeure impayée, nous vous en aviserons et vous accorderons un délai raisonnable pour régulariser la situation avant de suspendre l'accès. Nous ne supprimerons pas vos données pendant une suspension.

Les frais déjà payés ne sont pas remboursables, sauf disposition contraire du présent Contrat ou de la loi.

Vous êtes responsable des personnes à qui vous donnez accès, de la confidentialité des identifiants et des mots de passe, ainsi que des activités effectuées au moyen de votre compte. Retirez l'accès des personnes qui quittent votre entreprise, et avisez-nous promptement si vous croyez qu'une personne qui ne devrait pas y avoir accès l'a obtenu.

Chaque personne devrait avoir son propre identifiant. Veuillez ne pas partager un même compte entre plusieurs personnes.

Vous êtes propriétaire de vos données : vos clients, vos réservations, vos folios et vos registres financiers. Nous n'en revendiquons aucunement la propriété et ne les utilisons ni pour entraîner des modèles ni pour concevoir des produits destinés à qui que ce soit d'autre.

Vous pouvez les exporter à partir de l'application en tout temps, sous forme de fichiers de tableur ou de copie complète lisible par machine. Si vous partez, demandez-le-nous et nous vous fournirons cette copie avant que quoi que ce soit ne soit supprimé.

Après la fin de votre abonnement, nous conservons vos données pendant au moins 90 jours afin que vous puissiez réactiver votre compte ou les récupérer. Nous ne les supprimerons pas sans vous en aviser au préalable, et nous ne supprimerons jamais les registres que l'un ou l'autre d'entre nous est tenu de conserver par ailleurs.

Un élément ne peut pas être supprimé, et ce, par conception. Le grand livre comptable de Cardinal n'accepte que des ajouts : une écriture, une fois inscrite, ne peut être ni modifiée ni effacée, ce qui lui permet de tenir lieu de livre comptable et d'appuyer une déclaration fiscale. Les corrections se font par une écriture de contrepassation, jamais en réécrivant l'historique. Lorsque vous ou un client nous demandez de supprimer des renseignements personnels, nous supprimons ce que nous sommes libres de supprimer et nous vous indiquons clairement ce que le registre comptable conserve encore.

Cardinal, soit le logiciel, sa conception, nos noms et logos et tout ce qu'il contient qui ne constitue pas vos données, nous appartient et demeure notre propriété. Tant que votre abonnement est en vigueur, nous vous accordons un droit limité, non exclusif et non transférable d'utiliser Cardinal pour exploiter votre établissement. C'est là l'entièreté du droit que nous accordons; rien dans le présent Contrat ne vous vend ni ne vous cède quelque droit de propriété intellectuelle nous appartenant.

Vous demeurez propriétaire de ce que vous y versez : vos photos, descriptions, logo et textes de politiques. Vous nous autorisez à les stocker et à les afficher aux fins de l'exploitation de votre établissement, y compris sur votre page de réservation, et vous confirmez avoir le droit de les utiliser.

Si vous nous transmettez des suggestions ou des commentaires, nous pouvons les utiliser pour améliorer Cardinal sans aucune obligation envers vous.

Vous vous engagez à ne pas : revendre Cardinal, en concéder une sous-licence, le louer ou autrement le rendre accessible à quiconque à l'extérieur de votre entreprise; le copier, le modifier, le décompiler ou en faire l'ingénierie inverse, sauf dans la mesure où la loi le permet expressément; l'utiliser pour concevoir un produit concurrent ou pour en faire l'évaluation comparative; contourner les frais, les limites de forfait ou les mesures de sécurité; accéder à des comptes, à des établissements ou à des systèmes qui ne sont pas les vôtres; ni nuire au service ou à l'utilisation qu'en font d'autres clients.

Vous vous engagez aussi à ne pas utiliser Cardinal à des fins illégales ou frauduleuses, pour envoyer des messages qu'un client n'a pas accepté de recevoir, ni pour stocker ou transmettre du contenu illégal, contrefaisant, diffamatoire ou préjudiciable, y compris du code malveillant.

Nous pouvons suspendre un accès qui contrevient à la présente section lorsqu'il met en danger le service ou d'autres clients, et nous vous en indiquerons la raison.

L'exactitude des tarifs, des taxes, des politiques et des renseignements sur les clients que vous saisissez. Cardinal calcule les taxes à partir de ce que vous configurez, sans vérifier vos numéros d'inscription ni produire vos déclarations.

Vos propres obligations envers vos clients, y compris vos obligations en matière de protection des renseignements personnels à titre de responsable de leurs renseignements personnels, et les réponses à leurs demandes en cette matière. Nous vous aiderons, mais c'est à vous d'y répondre.

Ce que votre équipe saisit dans les champs de texte libre. Les champs de notes et de demandes spéciales acceptent n'importe quel contenu, et une partie de ce qu'un hôtel y consigne, par exemple une allergie ou un besoin lié à la mobilité, constitue des renseignements sensibles. Ne consignez que ce dont vous avez besoin pour servir le client, donnez la même consigne à votre personnel, et veillez à l'exactitude de ces renseignements.

La façon dont votre établissement et vos chambres sont décrits, y compris leurs caractéristiques d'accessibilité. Cardinal vous permet d'indiquer qu'une chambre est accessible et consigne le besoin d'un client à cet égard; il vous revient de décrire ces caractéristiques avec exactitude et de respecter les règles d'accessibilité qui s'appliquent à votre établissement.

Lorsque les paiements des clients sont traités au moyen de Cardinal, c'est vous qui entretenez la relation commerciale avec votre client : vous fixez le prix, vous êtes tenu de fournir le séjour et c'est à vous qu'il revient d'accorder le remboursement. Le règlement des fonds, et le compte auquel ils sont versés, sont régis par l'entente de paiement que nous concluons avec vous et par votre entente avec le processeur de paiement. Nous vous en présenterons les modalités avant que vous n'activiez les paiements.

Des frais de traitement s'appliquent à ces transactions et vous sont communiqués avant que vous n'activiez les paiements. Cardinal enregistre le montant total payé par votre client et enregistre les frais séparément; la façon dont vous comptabilisez ces frais relève de vous et de votre comptable.

Il vous revient de régler les rétrofacturations et les remboursements liés aux transactions de vos clients.

Chacun de nous peut prendre connaissance de renseignements non publics concernant l'autre : pour nous, vos clients et votre entreprise; pour vous, nos prix, nos projets et le fonctionnement de Cardinal. Chacun de nous n'utilisera les renseignements confidentiels de l'autre qu'aux fins du présent Contrat, les protégera avec un soin raisonnable et ne les communiquera qu'aux personnes qui en ont besoin aux fins du présent Contrat et qui sont tenues d'en préserver la confidentialité, ou lorsque la loi l'exige.

Cette obligation s'applique pendant toute la durée du Contrat et pendant les cinq ans qui suivent sa fin et, dans le cas des renseignements personnels, aussi longtemps que ceux-ci demeurent confidentiels.

Vous acceptez que nous communiquions avec vous par voie électronique, par courriel à l'adresse associée à votre compte ou par des avis dans l'application, et que ces communications satisfassent à toute exigence voulant qu'un avis soit donné par écrit. Les messages de service concernant votre compte font partie du service; nous ne vous enverrons pas de messages de marketing auxquels vous n'avez pas consenti.

Nous nous efforçons de maintenir le service disponible. Nous n'offrons pas, pour le moment, de niveau de disponibilité garanti, et nous le disons clairement plutôt que d'en laisser entendre un.

Vos données sont sauvegardées chaque nuit. Une deuxième copie est conservée hors site, au Canada, sur un support que nous ne pouvons nous-mêmes ni modifier ni supprimer pendant sa période de conservation, de sorte qu'une sauvegarde résiste à une erreur ou à une compromission du système en exploitation. Nous vérifions que ces sauvegardes peuvent réellement être restaurées.

Nous donnerons un préavis raisonnable des travaux d'entretien planifiés lorsqu'ils risquent d'interrompre le service.

Cardinal fonctionne grâce à des services que nous achetons à des tiers : hébergement, base de données, paiements, courriel. Lorsque l'un d'eux tombe en panne, Cardinal en est touché et nous vous dirons ce que nous savons, mais nous ne sommes pas responsables de leurs pannes. Ni l'une ni l'autre des parties n'est responsable d'un retard ou d'un manquement causé par un événement réellement hors de son contrôle raisonnable.

Nous fournirons Cardinal avec la compétence et le soin raisonnables, et nous confirmons qu'à notre connaissance, l'utilisation que vous en faites conformément au présent Contrat ne porte atteinte aux droits de propriété intellectuelle d'aucun tiers.

Sous cette réserve, et dans la mesure permise par la loi, Cardinal est fourni « tel quel » et « selon sa disponibilité ». Nous ne promettons pas que Cardinal fonctionnera sans interruption ni erreur, que toute erreur pourra être corrigée, ni que Cardinal convient à un usage dont nous n'avons pas convenu par écrit. Les renseignements fournis par des tiers, soit les canaux de réservation, les processeurs de paiement et les clients, sont transmis tels qu'ils ont été reçus.

Si vous êtes abonné de mois en mois, vous pouvez annuler en tout temps, avec effet à la fin de la période que vous avez payée. Les mois partiels ne sont pas calculés au prorata.

Si vous êtes engagé pour une durée déterminée, les frais de cette durée demeurent payables jusqu'à son terme, et ce qui se passe à la fin de cette durée est prévu dans votre Commande.

Nous pouvons mettre fin au contrat pour défaut de paiement, ou en raison d'une utilisation illégale ou qui met en danger le service ou d'autres clients, après vous en avoir avisé et vous avoir donné l'occasion d'y remédier lorsque les circonstances le permettent.

En cas de différend quant à la personne qui possède, contrôle ou exploite un établissement lié à votre compte, y compris quant à la personne qui a droit au compte de cet établissement, nous pouvons suspendre l'accès à cet établissement jusqu'au règlement du différend.

Si une personne présente une réclamation contre nous en raison de ce que vous avez versé dans Cardinal ou de la façon dont vous l'avez utilisé (contenu que vous avez téléversé, renseignements que vous avez saisis, taxes que vous avez configurées ou vos rapports avec un client), vous nous indemniserez, à condition que nous vous en avisions promptement et que nous vous permettions d'en assumer la défense.

Dans la mesure permise par la loi, notre responsabilité totale à l'égard de toute réclamation en vertu du présent Contrat est limitée aux frais que vous nous avez payés au cours des douze mois précédant la réclamation.

Aucune des parties n'est responsable des pertes indirectes ou consécutives, y compris le manque à gagner. Rien dans les présentes ne limite une responsabilité qui ne peut être limitée en vertu de la loi.

Nous pouvons mettre à jour le présent Contrat. Nous vous en aviserons par courriel au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur d'une modification, et la date indiquée en haut correspond à la version en vigueur. Si vous êtes engagé pour une durée déterminée, une modification qui réduit de façon importante vos droits ne s'applique à vous qu'à la fin de cette durée, à moins que vous n'y consentiez.

Le présent Contrat, avec toute Commande et les documents qui y sont intégrés, constitue l'entente intégrale entre nous au sujet de Cardinal et remplace toute discussion antérieure. Une Commande ne peut être modifiée que par un écrit accepté par chacun de nous.

Si une partie du présent Contrat est jugée inexécutoire, le reste demeure applicable. Le fait de ne pas faire valoir une disposition ne constitue pas une renonciation à celle-ci. Aucun de nous ne peut céder le présent Contrat sans le consentement de l'autre, sauf dans le cadre d'une vente ou d'une réorganisation de l'entreprise qui continue de le respecter. Le présent Contrat ne confère aucun droit à quiconque d'autre que vous et nous.

Le présent Contrat est régi par les lois du Québec et par les lois du Canada qui s'y appliquent, et les tribunaux du Québec ont compétence.