Des réponses directes sur le fonctionnement réel

Entrez l'adresse de l'établissement et la province : la table de taxes et le fuseau horaire se règlent seuls. Ajoutez ensuite vos types de chambres et vos tarifs. Un établissement à tarif unique est pleinement opérationnel après la section des chambres. Les plans tarifaires et les outils de tarification en lot sont facultatifs et marqués comme tels.

Le système produit le travail de la journée et accompagne le personnel client par client, si bien que le premier quart est déjà productif. Chaque champ qu'une recrue ne connaîtrait pas porte une explication sur place, et le logiciel présente ses fonctions au moment où le personnel les rencontre plutôt que dans un manuel.

Chaque champ qu'une recrue ne peut pas être censée connaître porte un petit (i) juste à côté du champ, avec une note en langage clair : ce à quoi s'applique la taxe d'hébergement, ce qu'un séjour minimum fait à un tarif, à quoi sert un modèle d'horaire pour une activité. La note est écrite pour quelqu'un qui n'a jamais exploité d'établissement, et c'est la même voix dans la configuration, au folio et dans les rapports du gestionnaire.

Oui, et c'est compris dans le prix plutôt que facturé à part. Les clients et les réservations arrivent par fichier CSV, et nous faisons la première passe avec vous au téléphone, avec vos véritables chambres et vos véritables tarifs. La porte fonctionne aussi dans l'autre sens : exportations CSV et sauvegarde JSON complète, quand vous le voulez.

Les deux fonctionnent. Cardinal Paiements traite les cartes par Stripe et les inscrit directement au folio, et un lien de paiement hébergé permet au client de payer sur son propre appareil. Si vous avez déjà un terminal, gardez-le : ce que vous y prenez, en argent comptant, par chèque ou par débit Interac s'inscrit sur le même folio. Aucun numéro de carte ne se tape dans Cardinal.

Oui. Les types d'hébergement sont illimités et libres : emplacements, terrains de VR, chalets, yourtes, chambres. Rien dans le système ne suppose un corridor d'hôtel.

Non. Les divisions permettent à un seul établissement de tenir une aile d'hôtel et un camping côte à côte, filtrés séparément sur le tableau mais partageant une seule base de clients, un seul grand livre et une seule comptabilité.

Oui, comme une partie à part entière du système plutôt que comme un module ajouté. Trois modèles couvrent l'essentiel de ce que vend un petit établissement : l'inventaire (canots, vélos), les plages horaires (une randonnée guidée à 9 h et à 14 h) et l'horaire (un kayak à l'heure). Une activité réservée par un client sur place s'inscrit à son folio et se règle au départ.

Ça fonctionne, et les sections facultatives restent repliées. Un petit établissement ne paie pas ici pour une complexité qu'il ne touche pas.

Non, et c'est voulu. Une transaction enregistrée est immuable au niveau de la base de données. Pour la corriger, vous enregistrez une contrepassation, qui exige l'autorisation d'un gestionnaire et un motif écrit, et les deux sont inscrits dans le grand livre. C'est ce qui rend les livres vérifiables.

Toute erreur se corrige. Les annulations d'écriture, les rabais, les remboursements et les contrepassations autorisées par un gestionnaire existent tous. La différence, c'est que la correction laisse une trace au lieu d'effacer la preuve.

Toutes, dans les 13 provinces et territoires, avec la bonne combinaison pour chacune, et conservées comme composantes distinctes sur chaque transaction. Le rapport de remise est donc une requête, et non une reconstitution.

Elle s'applique à l'hébergement seulement, jamais aux marchandises ni aux activités. Vous fixez votre taux. La règle québécoise de l'intermédiaire est modélisée : une réservation passée par une agence porte le montant fixe par nuitée que l'agence remet, une réservation de plateforme est remise par la plateforme, et le rapport de remise ventile la taxe sur l'hébergement selon qui la remet réellement.

Oui. Fermez la période et elle est verrouillée. Une transaction datée dans une période fermée n'est ni refusée ni perdue : elle est redatée dans la période courante, et sa date d'origine reste inscrite sur l'écriture.

Un export détaillé des transactions avec la taxe ventilée par composante, un sommaire comptable, un rapport de remise TPS/TVQ, un rapprochement des paiements, et une archive mensuelle qui conserve les quatre pour chaque mois terminé. Les codes de grand livre sont configurables et associés au moment de l'export.

Non, et il n'aurait rien à faire ici. L'audit de nuit existe dans les anciens systèmes parce que les livres ne sont justes qu'une fois qu'un traitement par lots a basculé la journée. Dans Cardinal, chaque transaction s'inscrit au moment où elle survient et le grand livre est toujours à jour. À la place d'une fermeture nocturne, un balayage automatique règle les non-présentations et les départs en retard, et une conciliation d'exhaustivité s'exécute avant que vous lisiez un rapport.

Un seul paiement est enregistré. L'enregistrement se fait dans une seule transaction de base de données qui verrouille ce folio-là pendant l'écriture, et chaque paiement porte une clé à usage unique, alors la même soumission qui arrive deux fois est reconnue au lieu d'être comptée deux fois. Six soumissions simultanées du même 50 $ produisent une seule écriture. C'est un test que nous exécutons, pas une supposition.

Oui. Les frais se regroupent automatiquement en hébergement, en activités et produits, et en autres. Chaque groupe peut se régler par son propre moyen. Une réservation, deux règlements, un seul écran.

Oui. En entier ou en partie, vers n'importe quel client en séjour, avec une annulation possible.

La réservation est marquée comme arrivée manquée, avec sa propre couleur et ses propres actions. S'il a un jour de retard, l'action est l'arrivée tardive. Au-delà, c'est modifier la date d'arrivée puis enregistrer l'arrivée, ou annuler, avec l'indication des frais d'annulation. Si rien ne se règle, le système annule automatiquement après un délai de grâce de 24 heures et contrepasse les frais au grand livre.

Le départ est enregistré automatiquement après le même délai de grâce, et le solde reste exactement tel quel.

C'est déjà bloqué. Le système nomme le client qu'il faut faire partir d'abord et mène directement à sa réservation.

Oui. Enregistrer l'arrivée d'un client dans une unité qui n'a pas été nettoyée depuis le départ précédent déclenche un avertissement que vous pouvez outrepasser. Un coup de ménage rapide pour une arrivée hâtive est légitime ; un oubli ne l'est pas. Une unité marquée à nettoyer le reste jusqu'à ce que quelqu'un la nettoie, y compris pendant la nuit.

Oui, et chacune voit le travail de l'autre. Un départ enregistré sur un poste apparaît sur l'autre sans rafraîchissement. À deux à la réception, c'est une exigence d'exactitude et non un confort.

L'unité disponible la moins utilisée de la catégorie, pour que l'usure se répartisse au lieu de toujours remplir la même. Le compte est visible et vous pouvez le remettre à zéro. Vous pouvez toujours choisir l'unité vous-même.

Elles sont retirées de la rotation ordinaire pour rester disponibles aux clients qui en ont besoin, et attribuées à tout client qui déclare ce besoin. C'est une préférence et non un blocage. Si c'est la dernière unité libre, elle se vend quand même : refuser une réservation pour un besoin que personne n'a déclaré est la pire des erreurs.

Vos nuitées libres de la semaine prochaine sont éparpillées : une nuit ici, deux là, aucune assez longue pour que quelqu'un la réserve. L'optimisation de la semaine déplace des réservations entre les unités d'une même catégorie pour regrouper ces nuits isolées et libérer des unités entières pendant trois ou quatre nuits d'affilée. Le client garde le tarif qu'il a réservé et seule l'unité change, et elle ne déplace jamais un client en séjour, un client qui a demandé une unité précise, ni une unité verrouillée. Avant que vous l'appliquiez, elle montre ce qu'elle change à la forme de vos nuitées libres. Si elle ne libère rien et n'améliore rien, elle le dit au lieu de déplacer des clients pour rien.

Les unités sont priorisées selon ce qui se passe vraiment : les rotations, puis les arrivées, puis les départs, puis les séjours qui se prolongent, puis les unités libres. Le personnel se prévoit à partir du temps de ménage et des heures productives par quart, avec un horizon de sept jours, et il existe un rapport quotidien imprimable.

Oui. Fenêtres de dates, saisons, séjour minimum, cadence quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, réservés à un compte d'entreprise, ou débloqués par un code tarifaire.

Non. Les plans tarifaires suivent le tarif de base. Réglez un tarif corporatif à -15 % et une hausse du tarif de base se répercute d'elle-même. Vous pouvez aussi tarifer une unité en particulier sans la sortir de son groupe.

Non. Un tarif appliqué automatiquement ne peut jamais coûter plus cher que celui que le client aurait autrement payé. Le plan admissible le moins cher gagne, le tarif de base reste toujours dans la course, et une majoration saisonnière est proposée comme un choix plutôt qu'appliquée en silence.

De trois façons, et vous choisissez article par article : le facturer sur sa propre ligne, le fondre dans le prix de la nuitée pour que le client voie un seul tarif tout inclus, ou l'offrir. Fondu, la comptabilité reste juste, parce que la taxe sur l'hébergement se calcule quand même sur la seule portion hébergement.

C'est l'une des quatre bases de tarification : par séjour, par nuit, par personne, par personne-nuit. Un déjeuner pour deux sur trois nuits en facture six, correctement, sans calcul à la réception. Vous pouvez aussi choisir le jour où un forfait commence : ajouté au deuxième jour d'un séjour de quatre nuits, il facture deux matins.

Le rapport de services : tous les clients sur place ce jour-là, leurs services, les activités de la journée avec les heures, et une feuille imprimable avec une colonne de signature.

Oui. Hébergée, sans compte à créer pour le client, adaptée au mobile, avec vos photos, votre description, vos commodités et votre politique. Elle se tarife par le même moteur que la réception et écrit une vraie réservation. Sans commission.

Oui, sur la même page que le séjour.

Les disponibilités circulent dans les deux sens dès aujourd'hui. Chaque unité publie un flux de calendrier auquel Airbnb, VRBO et Booking.com s'abonnent : les dates que vous fermez ici cessent d'y être vendues, et Cardinal relit leurs flux chaque heure et ferme les nuits qu'ils ont vendues. Les flux ne transportent que des dates. En dessous, vous associez les types d'unités et réglez un écart de tarif par canal, prêts pour le lien certifié. Le lien bidirectionnel certifié, celui qui pousse les tarifs et retourne une réservation de canal comme réservation, dépend d'un contrat de partenariat et non du code. Demandez-nous de vous inscrire à la liste d'avis pour un canal en particulier.

Oui, et elle est modélisée correctement. Qui encaisse l'argent du client est un réglage par canal, parce que cela change tout : un canal où l'établissement encaisse vous facture la commission chaque mois, tandis qu'un canal en mode marchand charge le client, garde sa part et vous remet le net. Confondre les deux revient soit à courir après un client pour de l'argent déjà payé, soit à mettre à zéro un folio réellement dû.

Vous les écrivez dans vos propres mots. Le système résout chaque entrée contre un vocabulaire canonique. Les entrées reconnues reçoivent une étiquette française et une icône, prêtes pour les listes des canaux ; les autres sont honnêtement marquées comme figurant sur votre page de réservation seulement. C'est pour cette raison que vous ne remplissez pas ici une liste de 200 cases à cocher.

Au Canada. Cela compte pour la LPRPDE et pour la Loi 25 du Québec.

Le dossier de chaque établissement n'est lisible que par cet établissement. Cette frontière est appliquée par la base de données elle-même plutôt que par le logiciel qui se trouve devant, alors elle tient même quand un écran se trompe.

Tous les jours, et la première sauvegarde de chaque mois est conservée en permanence, en vue de l'obligation de conservation de six ans de l'ARC.

La page de réservation destinée à vos clients est entièrement en français, et un client francophone l'obtient depuis son propre navigateur sans rien choisir. Du côté du personnel, le tableau des réservations pour les chambres et les activités, le tableau de bord, l'entretien ménager et la navigation sont en français dès aujourd'hui, et le folio, les assistants de réservation, les réglages et les rapports de gestion sont en cours de traduction. Les deux côtés sont encadrés volontairement en sens inverse : vos clients ne se voient offrir le français qu'une fois la surface entièrement en français, tandis que votre personnel a le sélecteur tout de suite, ce qui n'est pas encore rendu s'affichant en anglais. La langue est retenue sur l'employé plutôt que sur le navigateur, pour qu'un poste partagé ne remette pas au quart suivant le choix du précédent.

L'expérience de réception est conçue pour un poste de travail, et l'expérience mobile s'améliore activement. La page de réservation destinée à vos clients, elle, est conçue pour le mobile d'abord.

Parce qu'il ne se charge qu'une fois. Cardinal est une seule application : passer du calendrier à un folio, à l'entretien ménager, puis à un rapport change ce qui est à l'écran au lieu d'aller chercher une nouvelle page. Pas de session à rouvrir, pas d'attente entre les étapes. Les systèmes plus anciens de cette catégorie sont bâtis une page à la fois, et c'est l'architecture qu'un exploitant décrit quand il dit que son système est lent. Ça se voit surtout sur un lien internet de campagne.

Une quarantaine de suites de tests automatisés couvrent les chemins de l'argent : arithmétique des taxes, calcul des folios, rapprochement du grand livre, remboursements, tarifs, forfaits, concurrence. Plusieurs milliers d'assertions s'exécutent dans plusieurs fuseaux horaires à chaque changement. En plus de cela, le système rapproche l'ensemble de l'établissement avec le grand livre avant tout export de rapport et signale ce qu'il ne peut pas vérifier.