Des réponses claires sur le fonctionnement de Cardinal

Entrez l'adresse de l'établissement : la province, les taxes et le fuseau horaire se configurent tout seuls. Ajoutez ensuite vos types de chambres et vos tarifs. Si vous n'avez qu'un seul tarif, vous pouvez commencer dès que vos chambres sont entrées. Les autres tarifs et les outils pour modifier les prix en lot sont facultatifs, et indiqués comme tels.

Le tableau de bord présente le travail de la journée et guide l'employé d'un client à l'autre, alors son premier quart est déjà utile. Chaque champ qu'un nouvel employé ne peut pas deviner est expliqué sur place, et le logiciel lui fait découvrir ses fonctions au moment où il en a besoin, sans manuel de formation.

Chaque champ qu'un nouvel employé ne peut pas deviner a un petit (i) juste à côté, avec une explication en mots simples : sur quoi s'applique la taxe sur l'hébergement, ce qu'un séjour minimum change à un tarif, à quoi sert un horaire pour une activité. Les explications sont écrites pour quelqu'un qui n'a jamais géré d'établissement, sur le même ton partout : dans la configuration, sur la facture du client et dans les rapports.

Oui, et c'est compris dans le prix. Vos clients et vos réservations s'importent à partir d'un fichier CSV, et nous faisons le premier transfert avec vous au téléphone, avec vos vraies chambres et vos vrais tarifs. Et vous pouvez repartir avec vos données quand vous le voulez : exportations CSV et sauvegarde complète en JSON.

Avec ou sans, ça fonctionne. Cardinal Paiements traite les cartes par Stripe et les inscrit directement sur la facture du client, et un lien de paiement lui permet de payer sur son propre téléphone. Si vous avez déjà un terminal, gardez-le : ce que vous y encaissez, comme l'argent comptant, les chèques et le débit Interac, s'inscrit sur la même facture. Aucun numéro de carte n'est jamais tapé dans Cardinal.

Oui. Vous créez autant de types d'hébergement que vous voulez, nommés à votre façon : emplacements, terrains de VR, chalets, yourtes, chambres. Cardinal s'adapte à votre terrain, pas l'inverse.

Non, un seul suffit. Chaque secteur, comme l'auberge et le camping, s'affiche séparément sur le tableau, mais tous partagent la même liste de clients et la même comptabilité.

Oui, et elles font partie du logiciel au même titre que l'hébergement. Trois formules couvrent l'essentiel de ce qu'un petit établissement vend : à l'inventaire (canots, vélos), par plages horaires (une randonnée guidée à 9 h et à 14 h) et à l'heure (un kayak loué à l'heure). Quand un client en séjour réserve une activité, elle s'ajoute à sa facture et se paie à son départ.

Ça fonctionne très bien, et les sections dont vous n'avez pas besoin restent repliées. Un petit établissement n'a pas à composer avec une complexité qui ne le concerne pas.

Une transaction enregistrée ne peut plus être modifiée, et c'est voulu. Pour la corriger, vous enregistrez une écriture inverse, qui demande l'autorisation d'un gestionnaire et une raison écrite. Les deux restent dans les livres. C'est ce qui permet à votre comptable de tout vérifier.

Toute erreur se corrige : annulation d'une charge, rabais, remboursement ou écriture inverse autorisée par un gestionnaire. La différence, c'est que la correction laisse une trace au lieu d'effacer ce qui s'est passé.

Toutes, dans les 13 provinces et territoires, avec la bonne combinaison pour chacun. Chaque taxe est enregistrée séparément sur chaque transaction, alors votre rapport de remise se lit directement dans vos livres, sans rien reconstituer.

Elle s'applique seulement à l'hébergement, jamais aux produits ni aux activités. Vous fixez votre taux. La règle québécoise des intermédiaires est prise en compte : pour une réservation faite par une agence de voyages, c'est l'agence qui remet un montant fixe par nuit, et pour une réservation faite par une plateforme numérique, c'est la plateforme qui remet la taxe. Le rapport de remise indique qui doit remettre quoi.

Oui. Une fois le mois fermé, il est verrouillé. Si une transaction arrive avec une date dans ce mois, elle n'est ni refusée ni perdue : elle est enregistrée dans le mois en cours, et sa date d'origine reste inscrite dessus.

Le détail de toutes les transactions avec chaque taxe séparée, un sommaire comptable, un rapport de remise de TPS et de TVQ, un rapprochement des paiements, et une archive mensuelle qui conserve ces quatre documents pour chaque mois terminé. Vous choisissez les numéros de compte de votre plan comptable, et ils sont appliqués au moment de l'exportation.

Non, il n'y a rien à faire. Les anciens systèmes ont besoin d'un audit de nuit parce que leurs chiffres ne sont justes qu'après un traitement qui ferme la journée. Dans Cardinal, chaque transaction est enregistrée au moment où elle a lieu, alors vos livres sont toujours à jour. Pendant la nuit, Cardinal règle automatiquement les clients qui ne se sont pas présentés et les départs en retard, et vérifie que rien ne manque avant que vous ouvriez un rapport.

Un seul paiement est enregistré. Chaque paiement porte un identifiant unique, alors si le même paiement arrive deux fois, Cardinal le reconnaît au lieu de le compter deux fois. Six envois simultanés du même paiement de 50 $ donnent une seule écriture. Nous le vérifions par un test automatisé.

Oui. Les frais se regroupent automatiquement en trois catégories : hébergement, activités et produits, et autres. Chaque catégorie peut être payée séparément. Une réservation, deux paiements, un seul écran.

Oui, en totalité ou en partie, vers n'importe quel client en séjour, et vous pouvez annuler le transfert.

La réservation est marquée comme une arrivée manquée, avec sa propre couleur et ses propres boutons. Si le client a un jour de retard, vous pouvez enregistrer une arrivée tardive. Au-delà, vous changez la date d'arrivée puis enregistrez l'arrivée, ou vous annulez, et Cardinal vous indique les frais d'annulation. Si rien n'est fait, la réservation est annulée automatiquement après 24 heures, et les frais sont retirés des livres. Le paiement déjà reçu, lui, est conservé.

Le départ est enregistré automatiquement après le même délai de 24 heures, et le solde reste exactement tel qu'il était.

C'est déjà impossible. Cardinal vous dit quel client doit partir d'abord et vous mène directement à sa réservation.

Oui. Si vous enregistrez l'arrivée d'un client dans une chambre qui n'a pas été nettoyée depuis le départ précédent, un avertissement s'affiche, et vous pouvez passer outre. Un ménage rapide pour une arrivée hâtive, c'est normal, mais un oubli, non. Une chambre marquée à nettoyer le reste tant que personne ne l'a nettoyée, même pendant la nuit.

Oui, et chacune voit ce que fait l'autre. Un départ enregistré sur un poste apparaît sur l'autre sans recharger la page. Quand deux personnes travaillent à la réception, c'est essentiel pour éviter les erreurs.

Cardinal choisit l'unité libre la moins utilisée de la catégorie, pour que l'usure se répartisse au lieu de toujours tomber sur les mêmes. Le compteur est visible et vous pouvez le remettre à zéro. Et vous pouvez toujours choisir l'unité vous-même.

Cardinal les garde en réserve pour les clients qui en ont besoin, et les attribue en priorité à ceux qui l'ont indiqué. C'est une priorité, pas un blocage : si c'est la dernière chambre libre, elle se vend quand même, parce que refuser un client pour un besoin que personne n'a exprimé serait la pire erreur.

Vos nuits libres de la semaine prochaine sont éparpillées : une nuit ici, deux là, jamais assez pour qu'un client réserve. L'optimisation déplace quelques réservations entre des unités du même type pour regrouper ces nuits et libérer des unités complètes pendant trois ou quatre nuits de suite. Le client garde le tarif qu'il a réservé, seule l'unité change. Elle ne déplace jamais un client déjà arrivé, un client qui a demandé une unité précise, ni une unité verrouillée. Avant d'appliquer quoi que ce soit, elle vous montre le résultat. Et si elle ne peut rien améliorer, elle vous le dit au lieu de déplacer des clients pour rien.

Les chambres sont classées selon ce qui se passe vraiment dans la journée : d'abord celles qui se libèrent et se relouent le même jour, puis les arrivées, les départs, les séjours qui continuent et enfin les chambres libres. Le nombre de préposés nécessaires est calculé à partir de vos temps de ménage et des heures de travail par quart, sur sept jours, et un rapport quotidien s'imprime en un clic.

Oui. Dates précises, saisons, séjour minimum, tarif à la nuit, à la semaine ou au mois, tarif réservé à une entreprise ou accessible avec un code : tout est possible.

Non. Vos tarifs sont calculés à partir du tarif de base. Fixez un tarif d'entreprise à moins 15 %, et quand vous augmentez le tarif de base, il suit tout seul. Vous pouvez aussi fixer un prix à part pour une unité sans la sortir de son type.

Oui. Quand un tarif s'applique automatiquement, le client obtient le meilleur prix offert. Le tarif admissible le moins cher l'emporte, le tarif de base reste toujours une option, et un supplément saisonnier vous est proposé au lieu d'être appliqué en silence.

Oui, de trois façons, et vous choisissez pour chaque produit : le facturer sur sa propre ligne, l'inclure dans le prix de la nuitée pour que le client voie un seul montant, ou l'offrir. S'il est inclus, votre comptabilité reste juste, parce que la taxe sur l'hébergement se calcule quand même seulement sur la partie hébergement.

C'est l'une des quatre façons de calculer un forfait : par séjour, par nuit, par personne, ou par personne et par nuit. Un déjeuner pour deux pendant trois nuits en facture six, sans calcul au comptoir. Vous pouvez aussi choisir le jour où un forfait commence : ajouté le deuxième jour d'un séjour de quatre nuits, il facture deux matins.

Grâce au rapport des services : tous les clients présents ce jour-là, leurs services, les activités de la journée avec leurs heures, sur une feuille à imprimer avec une colonne pour signer.

Oui. Elle est hébergée pour vous, sans compte à créer pour le client, pensée pour le cellulaire, avec vos photos, votre description, vos commodités et vos conditions. Les prix sont les mêmes qu'à la réception, et chaque réservation arrive directement dans votre calendrier. Sans commission.

Oui, sur la même page que leur séjour.

Vos disponibilités sont synchronisées dans les deux sens dès aujourd'hui. Chaque unité a un calendrier en ligne auquel Airbnb, VRBO et Booking.com se branchent : les dates que vous fermez dans Cardinal ne sont plus vendues chez eux, et chaque heure, Cardinal lit leurs calendriers et ferme les nuits qu'ils ont vendues. Ces calendriers ne transmettent que des dates. Vous associez aussi vos types d'unités, fixez un écart de prix par plateforme et indiquez qui encaisse le client, pour que la commission de chaque plateforme arrive sur la bonne facture.

Oui, et correctement. Pour chaque plateforme, vous indiquez qui encaisse le client, parce que ça change tout. Certaines vous laissent encaisser le client et vous facturent leur commission chaque mois. D'autres encaissent le client elles-mêmes, gardent leur part et vous versent le reste. Confondre les deux, c'est réclamer au client de l'argent qu'il a déjà payé, ou effacer un solde qu'il doit encore.

Vous les écrivez dans vos propres mots, et Cardinal reconnaît chacune dans une liste de 63 commodités standard. Celles que Cardinal reconnaît reçoivent un nom en français et une icône, prêtes pour vos annonces sur les plateformes, et les autres s'affichent sur votre page de réservation seulement, et c'est clairement indiqué. Vous n'avez donc pas à cocher une liste de 200 cases.

Au Canada. C'est important pour la loi fédérale sur la protection des renseignements personnels (LPRPDE) et pour la Loi 25 au Québec.

Non. Les données de chaque établissement ne sont accessibles qu'à cet établissement. Cette séparation est appliquée par la base de données elle-même, pas seulement par les écrans, alors elle tient même si un écran se trompe.

Tous les jours, et la première sauvegarde de chaque mois est conservée en permanence, en prévision de l'obligation de conserver vos registres six ans exigée par l'ARC.

La page de réservation que voient vos clients est entièrement en français, et un client francophone la reçoit en français automatiquement, selon la langue de son navigateur. Pour votre personnel, le tableau des réservations des chambres et des activités, le tableau de bord, l'entretien ménager et la navigation sont en français dès aujourd'hui ; la facture du client, les assistants de réservation, les réglages et les rapports de gestion sont en cours de traduction. Les deux côtés suivent des règles différentes, et c'est voulu : vos clients ne voient le français que lorsque toute leur page est traduite, alors que votre personnel peut choisir le français tout de suite, et ce qui n'est pas encore traduit s'affiche en anglais. La langue choisie est associée à chaque employé, pas au poste, pour qu'un ordinateur partagé ne garde pas le choix de la personne précédente.

Les écrans de réception sont conçus pour un ordinateur, et la version mobile est en amélioration constante. La page de réservation que voient vos clients, elle, est conçue d'abord pour le cellulaire.

Parce que Cardinal ne se charge qu'une seule fois. Passer du calendrier à une facture, à l'entretien ménager, puis à un rapport change simplement ce qui est à l'écran, sans charger une nouvelle page. Pas d'attente entre deux étapes. Les systèmes plus anciens chargent une page à la fois, et c'est ce que les gens décrivent quand ils disent que leur système est lent. La différence se voit surtout avec une connexion internet de campagne.

Une quarantaine de séries de tests automatisés vérifient tout ce qui touche l'argent : le calcul des taxes, les factures, les livres, les remboursements, les tarifs, les forfaits et les paiements enregistrés en même temps. Plusieurs milliers de vérifications sont refaites dans plusieurs fuseaux horaires à chaque modification du logiciel. Et avant chaque rapport exporté, Cardinal compare l'ensemble de l'établissement avec les livres et signale tout ce qu'il ne peut pas confirmer.