Ce qu'un logiciel de camping gratuit coûte vraiment

Cherchez un logiciel de gestion de camping et un bon nombre des résultats vous diront qu'ils sont gratuits. Ce mot-là fait un vrai travail et, sur la ligne qu'il décrit, il est habituellement exact : il n'y a effectivement pas de facture mensuelle.

L'argent est sur une autre ligne. La plupart des systèmes de cette catégorie facturent selon l'une de trois formes, et une seule des trois apparaît comme un chiffre que vous pouvez comparer sur une page de tarifs.

Les trois formes

Par réservation. Un montant fixe en dollars sur chaque réservation que le système traite, peu importe ce qu'elle vaut. Deux, trois, quatre dollars. Ça se lit comme un petit montant parce que vous le rencontrez une réservation à la fois, et c'est la forme qu'on associe le plus souvent à des frais mensuels de zéro.

Un pourcentage de la réservation. Une commission, facturée sur les réservations venues de votre propre page de réservation. Dans cette catégorie, les taux se situent couramment entre deux et huit pour cent, bien en dessous de ce que prend une agence en ligne et visant le même argent. C'est la forme qui s'accumule, parce qu'elle grandit avec votre taux d'occupation puis encore avec vos tarifs.

Un montant fixe. Soit par emplacement ou par unité, alors la facture monte le jour où vous ajoutez un chalet, soit fixe pour l'établissement peu importe sa taille. Les deux sont prévisibles. Seul le second reste immobile pendant que vous grandissez.

Beaucoup de systèmes en combinent deux. Un plancher mensuel avec des frais par réservation comptés contre lui est courant, tout comme un petit montant mensuel plus un pourcentage. Ce qui compte n'est pas l'étiquette qu'un fournisseur emploie, mais lequel de vos chiffres doit bouger pour que la facture bouge.

Pourquoi des frais mensuels de zéro se comparent mal à un prix mensuel

Un prix mensuel répond à la question « quelle est la taille de cet établissement ». Un prix par réservation répond à « comment la saison a été ». Mettez-les côte à côte et le chiffre mensuel a l'air d'être le coût complet de l'un et le coût complet de l'autre, alors qu'il est le coût complet de l'un et la première ligne de l'autre.

L'arithmétique n'est pas difficile, c'est simplement que ce n'est la tâche de personne de la faire pour vous.

Prenez séparément la partie fixe et la partie variable de chaque forfait. Puis trouvez le nombre de réservations où les deux se rejoignent :

(coût fixe annuel du forfait fixe moins coût fixe annuel du vôtre) divisé par (vos frais par réservation plus votre commission multipliée par la valeur moyenne de vos réservations)

Ce nombre est la seule forme honnête de la comparaison. En dessous, le forfait variable coûte moins cher. Au-dessus, c'est le forfait fixe, et l'écart se creuse à chaque réservation que vous prenez. Il n'y a pas de réponse vraie en général, et c'est exactement pour ça que la page de tarifs d'un fournisseur ne peut pas vous en donner une.

L'ordre de grandeur, sur des chiffres que vous devriez remplacer par les vôtres : un parc qui prend neuf cents réservations par année à une moyenne de deux cent quarante dollars fait passer deux cent seize mille dollars par le système. À trois dollars la réservation plus deux pour cent, ça fait deux mille sept cents en frais par réservation et quatre mille trois cents en commission. Sept mille dollars, sur un forfait sans facture mensuelle.

Faites le calcul avec les vôtres dans la comparaison des prix. Elle prend quatre chiffres de votre propre relevé, les met à côté d'un prix mensuel fixe, et les taux d'aucun autre fournisseur n'y sont intégrés.

La question qui change la réponse : qui paie les frais

Demandez si les frais par réservation vous sont facturés à vous ou ajoutés au total du client au moment de payer.

S'ils vous sont facturés, c'est un coût d'exploitation et l'arithmétique ci-dessus est toute l'histoire.

S'ils sont refilés au client, autre chose se produit, et ça vaut la peine de le comprendre avant que ça vous arrive. Votre page de réservation directe affiche maintenant un total plus élevé que la même unité ailleurs. Le client qui a trouvé votre site, aimé vos photos et s'est rendu jusqu'à l'écran de paiement voit des frais de réservation, ouvre un nouvel onglet, et vous trouve moins cher sur un canal qui vous facture quinze pour cent. Une page de réservation directe existe pour être le chemin le moins cher entre un client et vous. Des frais visibles au client sur cette page travaillent contre la seule chose qu'elle doit faire.

Demandez une capture d'écran de l'écran de paiement final du client. Pas le parcours de réservation : le dernier écran, avec le total dessus.

L'autre question : à quelles réservations ça s'applique

Un pourcentage facturé seulement sur les réservations que le marché du fournisseur vous a envoyées est des frais de référencement. Quelqu'un vous a trouvé un client et a pris sa part. C'est un échange équitable et c'est tarifé comme tel.

Le même pourcentage facturé sur un client qui a trouvé votre site tout seul et vous a téléphoné est un tout autre arrangement portant le même mot. Personne ne vous a trouvé cette réservation. C'est vous qui l'avez fait, avec vos photographies, vos avis et onze ans à être bon là-dedans.

Les deux modèles existent et les deux sont parfois appelés commission sur la même page de tarifs. La distinction mérite une question directe : sur une réservation venue de mon propre site sans aucune aide de votre part, vous facturez quoi ?

Quand un forfait par réservation est vraiment la bonne réponse

Ça l'est souvent, et tout fournisseur qui vous dit le contraire est en train de vendre plutôt que de conseiller.

Si vous êtes assez petit ou assez saisonnier pour que votre volume reste sous le point d'équilibre, un forfait variable coûte moins cher et il comporte aussi moins de risque. Vous payez quand vous gagnez. Un parc de vingt emplacements avec une courte saison et quelques centaines de réservations est très probablement mieux servi par une tarification par réservation que par n'importe quel montant mensuel fixe, et ça reste vrai peu importe comment le forfait fixe est présenté.

C'est vrai aussi dans votre première année, quand vous ne connaissez pas encore votre volume, et dans une année que vous prévoyez mauvaise. Un coût variable baisse dans une saison molle. Un coût fixe, non.

L'endroit où la forme se retourne contre vous, c'est la croissance. Chaque réservation de plus vous coûte de nouveau, chaque hausse de tarif que vous méritez est partagée, et la facture est la plus grosse exactement l'année où la saison a bien été. Si vous prévoyez être plus occupé l'an prochain que cette année, vous choisissez un forfait dont le prix monte avec votre propre succès.

Quoi demander, dans l'ordre qui donne des réponses

1. Quel est le total que j'aurais payé l'an dernier ? Donnez-leur votre vrai nombre de réservations et votre vraie valeur moyenne, et demandez un seul chiffre. Un fournisseur incapable de le produire à partir de sa propre tarification a une tarification que vous ne pouvez pas évaluer.
2. Les frais par réservation sont-ils à moi ou au client ? Puis demandez la capture de l'écran de paiement final.
3. Le pourcentage s'applique-t-il aux réservations que vous ne m'avez pas envoyées ? Les réservations directes, au téléphone, sans réservation, les clients qui reviennent.
4. Qu'arrive-t-il à la facture quand j'ajoute des emplacements ? Une tarification par unité est défendable et elle devrait être annoncée, pas découverte.
5. Qu'est-ce que je paie hors saison ? Certains forfaits facturent douze mois quoi que vous fassiez. D'autres se taisent. C'est une vraie différence pour une entreprise qui ferme en octobre.
6. Que coûte de partir avec mes données ? Les clients, les réservations et le grand livre des transactions, dans un format qu'autre chose peut lire. Demandez si c'est en libre-service ou par billet de soutien, et s'il y a des frais rattachés.

Le compromis qui est en dessous de tout ça

Tarifé par réservation, le logiciel est bon marché quand c'est tranquille et cher quand c'est occupé, et vous ne savez jamais tout à fait ce que la prochaine saison coûte avant qu'elle soit finie.

Tarifé à montant fixe, vous savez en janvier ce que l'année coûte, le chiffre ne bouge pas quand vous avez un bon mois de juillet, et une hausse de tarif est entièrement à vous. Ce qu'il demande en retour, c'est que vous le payiez aussi dans les mois tranquilles.

Ni l'un ni l'autre n'est un piège. Ce sont deux réponses différentes à la question de qui porte le risque d'une saison, et la bonne dépend de si votre volume se situe au-dessus ou en dessous de la ligne où elles se croisent.

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Dans Cardinal, le prix est fixe : 189 $ par mois pour tout le système, sans frais par réservation, sans commission sur votre propre page de réservation, et sans charge par unité ni par emplacement. La page de réservation directe affiche au client votre tarif et rien d'ajouté par-dessus, ce qui est la seule version d'un canal direct qui concurrence votre propre fiche d'agence. Huit emplacements ou quatre-vingts, le forfait est le forfait. La liste complète des tarifs, et la comparaison des prix si vous préférez d'abord mettre les deux côte à côte sur votre propre saison.